Het maken van een werkplan is belangrijk omdat het een werknemer de mogelijkheid biedt om een manager te laten zien hoe hij van plan is de dingen te doen die van hem worden gevraagd. Een werkplan kan een werknemer helpen zijn waarde te tonen, omdat het de dingen die een werknemer doet kwantificeert en onder woorden brengt, wat anders misschien onopgemerkt zou blijven. Er worden soms algemene werkplannen gemaakt die betrekking hebben op het totale werk dat iemand doet. Werkplannen zijn echter vaak het meest effectief als ze worden uitgesplitst om specifiek het werk te bespreken dat aan kleinere projecten is gekoppeld. Hoe specifieker een werkplan is, des te effectiever het zal zijn. Bij het maken van werkplannen zijn er een paar dingen die bijna altijd moeten worden opgenomen.
Open een nieuw document in tekstverwerkingssoftware zoals een Microsoft Word. Maak verschillende koppen op het document. De kopteksten moeten worden weergegeven als: "Problemen", "Doelen", "Strategieën", "Middelen", "Tijdlijn" en "Meting".
Onder 'Problemen' worden de belangrijkste problemen beschreven. Een behoeftebeoordeling moet voorafgaan aan het opschrijven van de belangrijkste kwesties. Tijdens deze vergadering kunnen teamleden alle belangrijke zaken van het project aan het licht brengen. De belangrijke kwesties moeten een evenwicht vinden door te praten over de behoeften van alle betrokken partijen.
Onder 'Doelen' kunt u haalbare doelen maken en noteren. De doelen die in een werkplan worden beschreven, moeten je strekken om ze te bereiken, maar ze moeten niet onbereikbaar zijn. Denk bij het maken van doelen aan het acroniem SMART: de doelen moeten specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en actueel zijn.
Neem onder 'Strategieën' informatie over belangrijke strategieën op. Dit zal waarschijnlijk het langste en meest uitgebreide deel van het werkplan zijn. Elk van de belangrijke stappen of mijlpalen waaraan moet worden voldaan, moet hier worden vermeld. Potentiële obstakels voor de implementatie van de strategieën moeten ook worden besproken. Leg uit hoe deze obstakels zullen worden beheerd.
Onder 'Resources', bespreek de middelen die nodig zijn om de strategieën in daden om te zetten. Als er een heel team aan het project werkt, vermeld dan in het werkplan de betrokken teamleden en wat hun verantwoordelijkheden zullen zijn. Als er aanzienlijk wordt geïnvesteerd in apparatuur of benodigdheden, vermeld dit dan ook.
Maak onder "Tijdlijn" een tijdlijn. Voeg hoogtepunten van het plan toe om een tijdlijn te maken. Zorg ervoor dat u de begindatum, de einddatum en de datums invoert waarop specifieke evenementen en doelen plaatsvinden. Dit stelt jezelf, collega-teamleden en management in staat om gemakkelijk te zien of het project op schema ligt.
Onder "Meten" meetmethoden opnemen. Bespreek hoe u het succes van het project zult bepalen. Dit kan anekdotisch bewijsmateriaal omvatten. Het is echter het beste om kwantificeerbare manieren op te nemen waarin het succes zal worden bepaald. Afhankelijk van het project kan dit de hoeveelheid verkopen, meer inkomende telefoontjes, meer webpagina-bezoeken en vergelijkbare statistieken omvatten.
Tips
-
Maak een voorblad van één pagina dat kort de hoogtepunten van het werkplan bespreekt. Voeg dit bij het volledige werkplan.
Waarschuwing
Te strikt blijven hangen in een werkplan kan schadelijk zijn. Alleen omdat een werkplan iets suggereert, betekent dit niet dat er geen beter idee kan komen. Een werkplan moet een levend document zijn. Het niet kunnen veranderen van wijzigingen kan de mogelijkheid tot succes belemmeren.
