Voordat een verkoopteam effectief verbinding kan maken met een potentiële klant en de producten of services van een bedrijf kan pitchen, moet iemand een afspraak maken voor zowel de verkoopvertegenwoordiger als de klant (of de koper van de klant) om die verkoopoproep te laten plaatsvinden. Het verkoopgesprek wordt meestal gepland door iemand bij het verkopende bedrijf die het prospect of de lead belt en zorgt ervoor dat de verkoopvertegenwoordiger op een bepaalde datum en tijd en op de door hem gewenste locatie aan de lijn belt. Hoewel het instellen van de afspraak nogal eenvoudig en simplistisch klinkt, kan de waarheid veel complexer zijn. Apprentmentsetters of afsprakenplanners zetten sterke communicatie, interpersoonlijke en overtuigende vaardigheden in voor het identificeren van gekwalificeerde leads en overtuigen hen om te luisteren naar het verkooppraatje van het bedrijf.
Tips
-
Een afspraaksetter is lid van de verkoopfunctie van een bedrijf dat primair verantwoordelijk is om leads te contacteren, een prekwalificatie geeft en hen overtuigt om afspraken met vertegenwoordigers te maken om de producten van het bedrijf te bespreken.
Wat is een afspraaksetter?
Een afspraaksetter of afsprakenplanner is lid van het verkoopteam, althans in functie, zo niet letterlijk onderdeel van de verkoopafdeling volgens het organigram van het bedrijf.
Deze personen gebruiken de contactgegevens die ze hebben gekregen, meestal als een spreadsheet of een gedrukt document van een soort, die een lijst met potentiële prospects of leads voor het bedrijf bevatten. Het document kan worden gesorteerd op regiocode, postcode of een andere statistiek. De afspraaksetter begint vervolgens elke lead te contacteren in de volgorde van de prioriteitsparameters die zijn toegewezen, met dubbele doelen. Ten eerste probeert de afspraaksetter de waarschijnlijkste kopers uit de lijst met leads te identificeren. Dit is een proces dat bekend staat als 'kwalificatie' en het enige doel is om mensen of bedrijven die nog niet helemaal klaar zijn om een aankoop te doen van degenen die klaar zijn om te kopen uit te roeien. Ten tweede wil de afspraaksetter dat gekwalificeerde leads overeenkomen met een specifieke afspraak voor een verkoopgesprek.
Met andere woorden, met slechts een paar minuten gesprekstijd moet de afspraaksetter het werkelijke interesse van een potentiële klant, het vermogen om te kopen en de bereidheid om een aankoop te doen, kunnen meten.
Deze tweeledige doelen betekenen dat benoemersetters meer zijn dan louter bedienden. Ze moeten bekend genoeg zijn met het bedrijf om de te koop aangeboden artikelen of diensten uit te leggen. Ze moeten ook overtuigend genoeg zijn om een anders gekwalificeerde lead te overtuigen om een kans te nemen op het bedrijf en een van zijn vertegenwoordigers toestaan om tijd en aandacht te nemen tijdens kantooruren.
Hoewel er bepaalde overeenkomsten zijn tussen afspraaksetters en telemarketeers, is er één cruciaal verschil tussen beide. Telemarketeers plaatsen oproepen (koude oproepen, meestal) bij potentiële klanten om producten of diensten rechtstreeks aan de prospecten te verkopen. Afspraaksetters bellen prospects om vergaderingen te bevestigen waarop verkoopmedewerkers de producten of services van het bedrijf zullen demonstreren, uitleggen en proberen aan de prospect te verkopen, maar ze houden zich niet direct bezig met verkoop.
Een ander belangrijk verschil tussen een telemarketeer en een afspraaksetter is dat de afspraaksetter werkt met gekwalificeerde prospects en tijdens het telefoongesprek rechtstreeks kan deelnemen aan de prekwalificatie. Dit helpt de verkoopprofessionals die uiteindelijk verantwoordelijk zijn voor het sluiten van de verkoop door ervoor te zorgen dat ze het grootste deel van hun tijd en moeite besteden aan potentiële klanten die daadwerkelijk geïnteresseerd zijn in het product of de service in kwestie.
Algemene taken van een afspraaksetter
Hoewel de bovenstaande definitie vrij eenvoudig lijkt, blijft de vraag: wat doet een afspraakplanner?
Om de functieplichten van een afspraaksetter beter te begrijpen, helpt het om te begrijpen waar de benoemingspositie van de afspraak past in de algehele relatie van het bedrijf met een prospect of lead. Hoewel individuele bedrijven en industrieën het verkooptrechterproces aanpassen en verfijnen om aan hun eigen behoeften te voldoen en contextuele verschillen mogelijk een andere aanpak vereisen, in algemene termen, een bedrijf ontdekt of vangt een lead (dwz de potentiële klant en alle relevante klanten) contact en andere informatie) via marketing.
De marketingafdeling verzamelt vervolgens informatie en gegevens over alle leads en geeft die door aan de afspraaksetter, die vervolgens de lead volgt en probeert hem te kwalificeren of uit te roeien. Zodra de afspraaksetter de toestemming van een gekwalificeerde lead voor een verkoopgesprek (of het equivalent daarvan) heeft verkregen, wordt de lead doorgegeven aan het verkoopteam. Leiders die niet gekwalificeerd werden geacht tijdens de aanroep van de afspraaksetter mogen worden teruggestuurd naar de marketing om verder gevoed en verder ontwikkeld te worden. Ten slotte, wanneer een lead betalende klant wordt, wordt hij doorgegeven aan accountmanagement en klantenservice.
Binnen deze reeks van gebeurtenissen speelt de afspraaksetter een cruciale rol. De primaire taakfunctie is om uitgaande telefoongesprekken naar de vermelde leads te plaatsen, deze te kwalificeren of te verwijderen en een afspraak voor een verkoopgesprek te beveiligen. Tijdens deze belangrijke oproep zal de afspraaksetter naar verwachting ook in staat zijn om belangrijke vragen te beantwoorden die leads kunnen hebben over het product of de service van het bedrijf.
Om afspraaksetters te helpen bij het succesvol uitvoeren van hun functies, geven bedrijven ze gewoonlijk een voorbereid script dat ze gebruiken als raamwerk voor elke oproep. Succesvolle afspraaksetters vertrouwen echter nooit alleen op die scripts. In plaats daarvan gebruiken ze de scripts als back-up en ondersteuning, maar blijven ze alert en betrokken genoeg om authentiek en toch professioneel te reageren op nieuwe vragen en zorgen van de prospects.
Van afspraaksetters kan ook worden verwacht dat ze inkomende oproepen aannemen van leads die vragen hebben of meer willen weten over de producten van het bedrijf. Dit gebeurt het vaakst in situaties waarin de leads marketingmateriaal ontvingen, hetzij in gedrukte vorm of online via een kortingsbonnen- of advertentiecampagne. Als de potentiële klant het initiatief neemt om het bedrijf zelf te bellen in plaats van te wachten om gecontacteerd te worden voor een verkoopgesprek, wordt haar interessegraad meestal hoog genoeg geacht om te worden gekwalificeerd voor een afspraak voor een verkoopgesprek.
Bedrijven verwachten ook dat hun afspraaksetters basisgegevens invoeren in computerprogramma's die bekend staan als applicaties voor klantrelatiebeheer. Deze programma's helpen de verkoop- en marketingmedewerkers van een bedrijf om leads tijdens het koopproces van het bedrijf op te volgen, te volgen, te contacteren en te koesteren, in de hoop ze om te zetten in tevreden klanten. Informatie met betrekking tot gemaakte afspraken en de vragen die gesteld worden tijdens het gesprek met de lead kan ook hier worden vastgelegd.
Hoe een afspraaksetter te worden
Het instellen van afspraken wordt over het algemeen beschouwd als een instapniveau dat deel uitmaakt van de verkoopfunctie in het bedrijf en dat dient als een testveld voor toekomstige vertegenwoordigers om hun verkoopvaardigheden en bekwaamheid te tonen om het bedrijf op een positieve manier te vertegenwoordigen dat het merk helpt groeien. Het resultaat is dat het bedrijf zowel basisvaardigheden in het vakgebied in ogenschouw neemt - vaardigheden die een individu inzetbaar maken, bijvoorbeeld - als potentieel als verkoopvertegenwoordiger.
De basisvereisten voor het zoeken naar een baan als afspraaksetter omvatten een middelbare schooldiploma of het equivalent daarvan, bekwaamheid met basale computerprogramma's (toetsenbordgebruik, muisgebruik, gegevensinvoer, enz.) En uitstekende interpersoonlijke en telefoonvaardigheden. Aangezien het merendeel van het werk van een afspraaksetter plaatsvindt in twee belangrijke contexten - spreken met prospects aan de telefoon terwijl specifieke gegevens op de computer worden ingegeven - stellen werkgevers de bekwaamheid en het vertrouwen van een kandidaat in beide contexten hoog in het vaandel.
Volg deze tips om uw kansen te maximaliseren om een afspraak te maken voor het instellen van een afspraak:
- Onderzoek het bedrijf voor je sollicitatiegesprek. Begrijp de rol van de afspraaksetter, de belangrijkste product- en servicelijnen van het bedrijf en een beetje de geschiedenis van het bedrijf. Om echt uit te blinken, weet wie de belangrijkste concurrenten van het bedrijf zijn.
- Op de dag van je sollicitatiegesprek, kleed je professioneel en kom vroeg aan. Wees zo vriendelijk en extravert als je kunt natuurlijk met iedereen die je ontmoet. Je wordt geëvalueerd lang voor en na het daadwerkelijke interview, dus wees nauwkeurig en opzettelijk in je gedrag en interacties met anderen in het bijzonder.
- Na het interview volgt u een persoonlijk bedankbriefje. Leg contact met mensen die je op LinkedIn hebt ontmoet, indien mogelijk. Zoek een interessant nieuw artikel over iets dat je in je interview hebt besproken en stuur het e-mailen samen met je bedankbriefje.
Hoeveel maakt een planner een uur?
Het gemiddelde salaris voor een afspraaksetter in de Verenigde Staten varieert van $ 18.000 tot $ 33.000 per jaar. Het gemiddelde salaris is ongeveer $ 21.000. Voor bedrijven die afspraaksetters op uurbasis compenseren in tegenstelling tot een jaarsalaris, ligt het gemiddelde uurtarief voor nieuwe afspraaksetters tussen $ 11 en $ 13 per uur.
Appointment setters kunnen direct werken voor een bedrijf dat zijn eigen producten en diensten verkoopt of voor een outsourcingbedrijf dat is uitbesteed aan het aanbieden van services voor het stellen van afspraken voor veel klanten.
Tips voor het verbeteren van uw prestaties
De meeste afspraaksetters zoeken de positie als opstapje naar een verkooppositie. Om uw kansen op het behalen van die ultieme positie te maximaliseren, wilt u er zeker van zijn dat u de best mogelijke klus klopt, vooral met betrekking tot uw kernfunctie: het succesvol instellen van afspraken voor verkoopgesprekken met potentiële klanten.
Om dit te doen, moet je eerst en vooral je script verfijnen om te passen bij je persoonlijkheid en spraakpatronen terwijl je toch de essentie van de woorden van het bedrijf behoudt, maar zorg er altijd voor dat je toestemming hebt voordat je je script personaliseert. Sommige bedrijven kunnen aandringen op een levering van woord-voor-woord. De beste scripts in deze context zullen altijd ontspannen en authentiek klinken en nooit stilstaan of worden gerepeteerd.
Tenzij je anders bent geïnstrueerd, probeer je script af te leveren met een vocabulaire en structuur die voor jou vanzelfsprekend zijn. Dit is de beste manier om ervoor te zorgen dat het gesprek met het prospect goed verloopt en je in een gemoedstoestand houdt waardoor je "meegaat met de stroom" en van moment tot moment kunt reageren op de behoeften en vragen van de prospect. Een woordelijke recitatie kan geforceerd klinken en kan het voor jou moeilijker maken om bij het vooruitzicht in het moment te blijven.
Werk aan het perfectioneren van een enthousiaste vocale toon zodat het lijkt alsof je enthousiast bent over het product of de service die je vertegenwoordigt. Veranderingen in stemaanpassing, toon, volume en stress maken je stem interessanter om naar te luisteren en ontknoping te ontmoedigen.
Luister goed naar je prospect. Besteed aandacht aan de stem, toon, snelheid, toonhoogte en andere non-verbale signalen van de lead die je zullen helpen om te voelen of je deze lead kunt kwalificeren of de lead terug naar de marketing kunt brengen.
Respecteer ook de beslissing van de lead, of het antwoord nu een vast "nee" of een "niet nu" is en dienovereenkomstig reageert. Tegelijkertijd is het belangrijk om te weten hoe te reageren op uitdrukkingen van weerstand of terugstoot. Heb een antwoord voorbereid op de meest voorkomende bezwaren. Als de lead zegt dat het geen goed moment is om te praten, vraag dan om een gesprek te plannen op een beter tijdstip.
Als het vooruitzicht je plat doet keren, is het verstandig om op een beleefde manier te informeren naar de reden van het vooruitzicht. In totaal helpt deze informatie je te weten wanneer en hoe je je pitch kunt wijzigen.
