Bedrijven zijn tegenwoordig snel aan het converteren van een traditioneel papieren archiveringssysteem naar computergebaseerde methoden voor archivering, ook wel elektronische archiveringssystemen genoemd. Het doel van een archiveringssysteem is om gemak, snelheid en gemak te bieden bij het invoeren, openen en ophalen van opgeslagen informatie. Er bestaan verschillende soorten archiefsystemen met verschillende doelen.
Schijfarchiveringssystemen
Meest gebruikt voor gegevensopslag, kunnen schijfstations een aangesloten onderdeel van een computer zijn of worden losgemaakt en aangesloten op elke computer. Programma's worden opgeslagen op de harde schijf van uw computer. Cd's en dvd's worden gemaakt met behulp van gegevens die zijn verkregen van schijfstations.
Flash-bestandssystemen
Flash-bestanden zijn kleine, meestal draagbare elektronische apparaten die gemakkelijk enorme hoeveelheden mediaopslag opslaan. Flash-bestanden kunnen binnen enkele seconden worden gebruikt om gegevens zoals documenten, foto's, video's en muziek over te zetten. Geheugensticks en geheugenkaarten zijn twee populaire voorbeelden van flash-bestanden.
Transactional Filing System
In de eerste plaats gebruikt door banken, verbindt het transactionele archiveringssysteem veel computers met behulp van één programma. Alle wijzigingen die in dit bestandssysteem worden aangebracht, worden automatisch bijgewerkt op alle andere computers die op het programma zijn aangesloten. Een goed voorbeeld van een transactioneel archiveringssysteem in actie is wanneer u een artikel in een winkel koopt en uw creditcard wordt geaccepteerd of geweigerd, afhankelijk van uw beschikbare saldo. Wanneer u uw kaart door dit systeem laat lopen, staat deze in verbinding met alle andere computers op hetzelfde transactionele archiveringssysteem, en daarom "wetende" of uw kaart dit evenwicht dekt. Wanneer u uw aankoop doet, wordt uw creditcardbalans automatisch dienovereenkomstig geweigerd en wordt het volledige systeem onmiddellijk bijgewerkt.
Netwerkbestandssysteem
Met dit type elektronisch archiveringssysteem kunnen computers in een netwerk toegang krijgen tot bestanden vanaf de computer van een beheerder. Een bedrijfseigenaar (beheerder) kan bijvoorbeeld bestanden op zijn computer hebben waartoe zijn cliënt toegang moet hebben. De beheerder kan machtigingen instellen om deze specifieke client toegang te verlenen tot het netwerkopslagsysteem en nu kan elke partij wijzigingen aanbrengen of toevoegingen aan bestanden maken.
