Een bedrijf kan elk jaar honderden of duizenden bestanden verwerken. Organisatie elimineert dat gehaaste, gestresste gevoel dat je krijgt terwijl je op zoek bent naar iets belangrijks. Het juiste bestandssysteem kan uw bedrijf helpen om soepeler en effectiever te werken.
Items die je nodig hebt
-
bestanden
-
Hangende bestanden
-
Label-tabbladen
Analyseer uw bestanden. Is het het beste om ze te sorteren op de achternaam van de klant, per project of chronologisch? Kies de kenmerken die u gebruikt bij het zoeken naar een bestand.
Label uw bestanden duidelijk. Scheid de kleinere bestanden in categorieën in hangende map. Bijvoorbeeld: "Juli 2008" kan zijn eigen gemerkte hangende map hebben en u kunt alle contracten of mappen van die maand invoegen in de hangende map.
Scheid bestanden in verschillende archiefkasten. Eén kast hebben voor administratieve bestanden, zoals het bestellen van benodigdheden, loongegevens en cv's; een ander kabinet voor clientbestanden met voltooide contracten en betalings- en projectinformatie; en elk ander type dat uw bedrijf nodig heeft. Label de kasten duidelijk.
Test uw bestandssysteem voordat u het aan uw collega's aanbiedt. Zorg dat je alles gemakkelijk kunt vinden en dat de manier waarop je dingen hebt georganiseerd logisch is. Als je alles chronologisch hebt georganiseerd, maar de test alfabetisch blijkt te kloppen, verander je je systeem.
Bel een korte vergadering en leg het bestandssysteem uit. Zorg ervoor dat iedereen begrijpt hoe het systeem werkt en hoe belangrijk het is om het systeem te volgen.
Bepaal wie de aanvraag zal indienen. U kunt indienen bij één persoon delegeren, of laat elke medewerker haar eigen aanvraag doen. Medewerkers hebben mogelijk een archiefkast in hun kantoren, maar u hebt nog steeds een centraal archiefsysteem nodig, idealiter met één verantwoordelijke persoon.
Sla dagelijks belangrijke documenten op. Routinematige archivering helpt je om georganiseerd te blijven en het archiveren van een grotere taak te voorkomen dan nodig is. Gebruik opvangbakken in elk kantoor en zorg ervoor dat de laden aan het einde van elke werkdag worden geleegd.
Beoordeel het bestandssysteem elke zes tot twaalf maanden. Zuiver verouderd materiaal uit uw systeem.
