Er zijn een aantal kenmerken van effectief schrijven van zakelijke rapporten. Managers moeten bijvoorbeeld hun rapporten van tevoren beschrijven, zodat ze alle nodige informatie bevatten. Bovendien moeten managers speciale termen of woorden uitleggen die buiten de kennisbasis van de gemiddelde lezer vallen. Vijf belangrijke kenmerken benadrukken echter vaak de meest effectieve bedrijfsrapporten.
Volledigheid
Verslagen moeten volledig zijn in wat ze proberen over te brengen. De beste manier om ervoor te zorgen dat het rapport volledig wordt geschreven, is ervoor te zorgen dat u al uw doelstellingen bestrijkt. De doelstellingen van een marketingonderzoeksrapport kunnen bijvoorbeeld zijn om de klanttevredenheid te bepalen met producten, prijzen en klantenservice. Bovendien kan uw doel zijn om erachter te komen waarom sommige klanten zijn gestopt met het kopen van uw producten of services. De structuur van een typisch bedrijfsverslag bevat een inleiding, een body en een conclusie. U moet ook een samenvatting opnemen voor managers of collega's die alleen tijd hebben om de resultaten van uw rapport te scannen. Gebruik opsommingstekens in uw samenvatting en markeer alleen de belangrijkste punten of bevindingen.
Nauwkeurigheid
Uw rapporten moeten altijd accuraat zijn als u feiten of cijfers vermeldt. Marketingmanagers kunnen bijvoorbeeld financiële informatie in hun rapporten willen doorspitten. De financieel manager kan de manager Marketing Research driemaandelijkse verkoop- en winstcijfers verstrekken voor twee verschillende jaren. Het is aan de Marketing Research Manager om die verkopen en winsten nauwkeurig te rapporteren wanneer ze in een rapport worden opgenomen. Op dezelfde manier moet je een aantal van je uitspraken back-uppen met referenties. Daarom moet u ervoor zorgen dat u de uitspraken van een andere auteur volledig begrijpt voordat u er verwijzingen naar maakt.
Eenvoudige taal gebruiken
Het bericht in uw rapport moet eenvoudig zijn, aldus de website Ondernemer. U moet uw rapporten schrijven alsof u iemand aanspreekt met een junior high education. Gebruik eenvoudige woorden en uitleg voor abstracte ideeën of onderwerpen. Een manager moet ook voorkomen dat hij technische termen gebruikt bij het toespreken van doelgroepleden van buiten haar vakgebied. Bijvoorbeeld, marketingonderzoeksberoepen moeten woorden gebruiken als 'multiple choice' en 'fill-in-the-blank' in plaats van marketingonderzoekstermen 'open end' en 'closed-ended'. Houd de zinnen ook kort en to the point.
Juiste spelling, interpunctie en werkwoordsduur
Er is gewoon geen excuus om verslagen uit te delen met spelling- of grammaticale fouten. Voer uw rapporten altijd uit via de spellingcontrole op uw computer. Laat iemand anders uw rapport proeflezen voor mogelijke grammaticale fouten of gebruik van de verkeerde werkwoordstijden. Zorg ervoor dat u komma's, punten, vraagtekens en uitroeptekens op de juiste plaatsen in alle rapporten plaatst.
Gebruik een actieve stem
Actieve stem stelt u in staat om met autoriteit in uw rapporten te schrijven, in tegenstelling tot passieve stem. Gebruik woorden of uitdrukkingen zoals uitgevoerd, beheerd en onderzocht in plaats van hun passieve tegenhangers: uitvoeren, beheren en landmeten. Gebruik woorden die eindigen op "ed", omdat ze een actievere stem vertegenwoordigen.
