Verhuizing van een volledig kantoor vereist veel mensen, strakke deadlines en zeer specifieke vereisten. Het gebruik van projectbeheertools, zoals het projectcharter, kan de verwachtingen van uw projectbetrokkenen en de capaciteiten van uw projectteam in evenwicht brengen: door uw bereik vroeg te definiëren, kunt u de integriteit van uw project handhaven en redelijke, haalbare doelen stellen. Hoewel de meeste charter-sjablonen zijn ontworpen voor constructie- of softwareprojecten, zijn er slechts enkele aanpassingen nodig om ze geschikt te maken voor uw verhuizing.
Leg uw businesscase uit. Vermeld de redenen voor de verhuizing, bijvoorbeeld: wettelijke, financiële of expansieve beperkingen. Geef de projectsponsor en projectmanager een naam. Introduceer het document en de structuur ervan.
Definieer de projectscope. Dit is de belangrijkste paragraaf in uw handvest: wees heel specifiek. Geef aan of uw team verantwoordelijk is voor het toewijzen van nieuwe kantoorruimten voor mensen, het opnieuw verbinden van het communicatienetwerk, het opstellen van facility managementplannen of het verplaatsen van meubels.
Lijst van belanghebbenden, teamleden en verantwoordelijkheden. Belanghebbenden zorgen erover of het project een succes is, maar wel of niet projecttaken uitvoeren. Neem zowel interne als externe teamleden op, zoals een verhuisbedrijf of hulpprogramma's, die nodig zijn om de verhuizing af te ronden. Bepaal welke teams verantwoordelijk zijn voor elk onderdeel dat wordt vermeld in de scope-sectie.
Maak een hoogtijdse tijdlijn voor uw projectprestaties. In uw projectplanning worden specifieke datums gedefinieerd, maar deze ruimte wordt gebruikt om de belanghebbenden een algemeen beeld te geven van wat ze kunnen verwachten. Zij ondertekenen uw schattingen, dus wees zo realistisch mogelijk.
Vat projectrisico's en afhankelijkheden samen. Een groot project heeft een afzonderlijk document voor risicobeheer, maar u moet alle bekende factoren benadrukken die de verhuizing kunnen vertragen of ontsporen. Deze problemen kunnen bijvoorbeeld zijn: mislukte inspecties, schade aan bezittingen onderweg, of late netwerktechnici.
Meld u aan bij uw project. Uw charter moet worden afgesloten met een lijst van eventuele aanvullende documenten die worden aangemaakt als onderdeel van uw projectplanning. Laat ruimte over voor alle belanghebbenden die in stap 3 zijn gedefinieerd om formeel uw project te ondertekenen.
Tips
-
Verbetering van de traditionele "test" -sectie in een softwareprojectplan om een kwaliteitsborgingstest uit te voeren op de nieuwe ruimte, bijvoorbeeld: werkt het beveiligingssysteem, zijn alle telefoonextensies routing correct, naast andere factoren. Houd externe teamleden in gedachten bij het maken van projectafhankelijkheden. De bureaus kunnen bijvoorbeeld niet worden verplaatst voordat het nieuwe tapijt is geïnstalleerd.
