De juiste zin voor een functioneringsgesprek is meer dan alleen stilistiek: wanneer je precies de juiste uitdrukking vastlegt om de prestaties van een medewerker te beschrijven, krijgt hij of zij een duidelijker beeld van hun sterke en zwakke punten en help je de lof of kritiek om te buigen naar de doelstellingen van het bedrijf. Terwijl standaardzinnen een typisch commentaar kunnen geven tijdens een functioneringsgesprek, mogen ze niet in de plaats komen van een meer bestudeerde observatie van de bijdragen van elke persoon.
Traditioneel versus verbeterd
Bij het beschrijven van een kerncompetentie in een functioneringsgesprek kunt u terugvallen op traditionele fraseologie - die verwachtingen slechts abstract kan overbrengen - of u kunt verbeterde, meer gedetailleerde taal gebruiken om overeenkomstig hogere verwachtingen te weerspiegelen. Voor de communicatieve vaardigheden, in plaats van te zeggen "communiceert duidelijk en effectief op alle niveaus", kun je zeggen: "vraagt regelmatig om constructieve feedback en stelt doordachte vragen." Wat teambuilding betreft, kan "effectief omgaan met anderen" worden verbeterd door "regelmatig naar gemeenschappelijke punten van teamleden te zoeken en samenwerking aan te moedigen".
Zinnen op basis van verantwoordelijkheid van de werknemer
Zinnen voor prestatiebeoordelingen kunnen worden gegroepeerd op basis van het type werknemerverantwoordelijkheid. Voor planning en organisatie kunnen sleutelwoorden zijn: 'doelen stellen', 'prioriteiten stellen' of 'winstgericht werken'. Voor leiderschap kunnen zinsneden 'reactievermogen', 'daadkracht' en 'delegeren' zijn. Bij het beoordelen van de houding van een medewerker, beschrijven woorden als 'initiatief', 'energie', 'vrijwilligerswerk' en 'loyaliteit' eigenschappen waarnaar veel bedrijven op zoek zijn. Een positieve beoordeling voor leiderschap zou kunnen zeggen: "Sondra is een uitstekende coach en krijgt over het algemeen topprestaties van degenen onder haar supervisie." Een negatieve beoordeling voor teamwerk kan zijn "Todd vertoont een 'wij' versus 'zij'-mentaliteit die teamrelaties spant."
Overschrijdingen, ontmoetingen of verwachtingen beneden
De formulering van een prestatie-evaluatie zal natuurlijk verschillen op basis van de kwaliteit van de uitgevoerde werkzaamheden. Wanneer een werknemer aan de verwachtingen voor samenwerking voldoet of deze overtreft, zou je kunnen zeggen: "We weten dat we ons in moeilijke situaties tot Helga kunnen wenden omdat ze verschillende groepen bij elkaar kan brengen." Voor prestaties die onder de verwachtingen liggen, zou je kunnen zeggen: "John neemt snel nieuwe taken aan, maar als het aankomt op het trainen van zijn ondergeschikten op deze taken, doet hij het niet goed." Wat het ethische spectrum betreft, wordt een 'sterk begrip van fiduciaire verantwoordelijkheid' vergeleken met 'maakt af en toe misleidende uitspraken'.
Resultaten oriëntatie
Uitdrukkingen die focussen op resultaten in een functioneringsgesprek houden de discussie weg van de subjectieve ervaring van een recensent en zijn gebaseerd op concrete voorbeelden. "Hoe denk je dat je het afgelopen jaar hebt gedaan?" laat de bal rollen en de medewerker is betrokken bij zijn eigen evaluatie. Herhaal de prestatienormen van het bedrijf en hoe hij of zij dat wel of niet deed: "Zoals u wellicht weet, vereist deze afdeling dat accountmanagers ten minste 10 nieuwe accounts per kwartaal beveiligen." Nogmaals, vraag input: "Hoe zou je dit probleem oplossen?" Tenslotte toon je je steun met: "We weten dat je in staat bent om beter te doen."
