Tijdens de werkdag volgen medewerkers verschillende processen om hun doelen te bereiken. Deze doelen variëren per positie en omvatten taken als het vastleggen van journaalposten, het reageren op vragen van klanten of het oplossen van problemen met computerproblemen. Elke afdeling werkt aan verschillende doelen en gebruikt verschillende processen om die doelen te bereiken. Sommige bedrijven missen de tijd om de bedrijfsprocessen die zij gebruiken nauwkeurig te beschrijven. Het uitschrijven van de bedrijfsprocessen biedt tal van voordelen voor een bedrijf. Wanneer een bedrijf zijn bedrijfsprocessen documenteert, creëert het gedetailleerde stappen waarmee het huidige werknemers kan leiden en nieuwe werknemers kan trainen.
Schrijf het doel van het bedrijfsproces op. Deze verklaring somt de reden en het belang op van het volgen van het beschreven proces. Denk bij het ontwikkelen van uw doelstelling na over waarom medewerkers het proces moeten volgen en vraag het management wat het resultaat van het volgen van het proces moet zijn; uw doel moet deze begrippen overbrengen.
Identificeer elke stap die gedurende het proces plaatsvindt en schrijf elke stap op als een enkele zin.
Bekijk elke stap om te bepalen of deze bijdraagt aan de voltooiing van het proces of gebruik resources zonder waarde toe te voegen. Elimineer die stappen die niet bijdragen aan het doel.
Identificeer en vermeld de taken die nodig zijn om elke stap te voltooien. Neem informatie op over alle middelen die nodig zijn om de stap te voltooien en hoe u die bronnen kunt verwerven. Schrijf elk detail op in de volgorde waarin het moet worden uitgevoerd.
Teken een stroomdiagram. Sommige werknemers leren meer door een visueel diagram van het proces te zien dan leesstappen. Neem elke stap en elk detail in het proces op in het stroomdiagram.
Bekijk het algehele proces om gemiste stappen te identificeren. Nadat u een voorlopig bedrijfsproces hebt gemaakt, leest u het document vanaf het begin door. Oefen elke stap zowel visueel als fysiek om ervoor te zorgen dat elke noodzakelijke stap wordt opgenomen. Nadat u hebt geconcludeerd dat het bedrijfsproces is voltooid, drukt u een laatste exemplaar van het document af.
Tips
-
Stel dat de medewerker die het bedrijfsproces leest geen voorkennis heeft van het bedrijf of zijn middelen en stappen bevat die voor de ervaren werknemer vanzelfsprekend lijken, omdat deze stappen voor de onervaren werknemer misschien niet vanzelfsprekend zijn.
Maak het bedrijfsprocesdocument met behulp van tekstverwerkingssoftware. Hierdoor kunt u gemakkelijk wijzigingen aanbrengen naarmate het bedrijfsproces zich verder ontwikkelt.
