Veel supermarkten en restaurants zijn bereid om voedsel en dranken te doneren aan liefdadigheidsorganisaties; het zou een deel van hun missie kunnen zijn om bij te dragen aan de gemeenschap. Behandel voedseldonaties als een zakelijke transactie door uw donateurs de juiste documentatie aan te bieden. Wees bereid om hen een brief met een verzoek en een ontvangstbewijs voor hun donatie te sturen. Als een stimulans kunt u hun bedrijf promoten door hun logo of naam op te nemen in promotiemateriaal voor uw evenement.
Maak een lijst met restaurants en supermarkten in uw omgeving. Vermeld hun contactgegevens, zoals adres en telefoonnummer.
Bereid een script voor dat je leest wanneer je de eetgelegenheden en winkels belt. Het doel van het eerste telefoongesprek is om informatie te verzamelen - wie de community-relationsmanager is en of het bedrijf voedsel doneert. Start het script met een introductie van jezelf, de organisatie en het evenement. Leg uit dat u voedsel wilt doneren voor uw liefdadigheidsinstelling of evenement en dat u graag wilt spreken met een manager community-relations. Beëindig je script door donaties te vragen en informatie te verzamelen over het juiste contact.
Bel elk restaurant of een supermarkt. Volg je script zo goed mogelijk, maar wees persoonlijk en spontaan. Het is een goed idee om vanaf het begin een relatie met het juiste contact te ontwikkelen. De kans is groot dat hij om een brief-of-request zal vragen. Laat ze weten dat je er een stuurt. Als u een bericht moet achterlaten, geeft u een samenvatting van 30 seconden tot één minuut van uw organisatie, de afspraak, wat u wilt en een telefoonnummer. Vraag hem of haar om je terug te bellen.
Typ een brief van één pagina aan elk restaurant en winkel; deze brief geeft uitleg over de missie en het evenement van uw organisatie en dient als een officieel schriftelijk verzoek aan de toekomstige donor. Personaliseer uw brief aan de juiste contactpersoon. Vermeld wat uw non-profitstatus is en uw federale belastingidentificatienummer. Noem het als u het voedsel wilt gebruiken om gasten, vrijwilligers of beide te voeden. Geef de voedselitems op die u nodig hebt. Laat uw contactpersoon weten dat u haar binnen enkele dagen zult opbellen. Vermeld uw contactnaam en telefoonnummer.
Lever of mail uw brief en bereid vervolgens een vervolgscript voor. U zult uit dit script lezen wanneer u uw contactpersoon belt om te zien of hij uw brief heeft ontvangen. Vermeld dat je een paar dagen geleden een brief-van-aanvraag hebt gemaild en je hebt gecontroleerd of ze deze hebben ontvangen. Herhaal uw verzoek door uw contactpersoon te vragen of hij bereid is om voedsel of drank te doneren. Als ze 'Ja' zeggen, laat hen dan weten dat je een ontvangstbewijs voor hun genereuze gift zult krijgen.
Items die je nodig hebt
-
Telefoonboek
-
Computer
-
Telefoon
-
internet toegang
-
Printer
-
Tekstverwerker
-
Leeg ontvangstbewijs
Tips
-
U kunt boeken met lege kwitanties kopen bij een kantoorbenodigdhedenwinkel. Sommige winkels bieden misschien dag oude artikelen uit de bakkerij of productie sectie, die nog steeds aanvaardbaar zijn om te serveren en voor te bereiden in de maaltijden. Gebruik uw evenement als een kans om een langetermijnrelatie op te bouwen met potentiële donoren, die in de toekomst graag een donatie voor uw organisatie ontvangen.
