Voorinstellingen voor verzending zijn aankondigingen die aan kopers van goederen worden gegeven om hen te laten weten dat een zending onderweg is. Deze prealerts worden voornamelijk gebruikt bij overzeese verzending, hoewel veel andere bedrijven met alleen binnenlandse activiteiten deze ook kunnen gebruiken. Vaak wordt een verzendvoorstel per fax of e-mail verstuurd naar de klant die meerdere dagen voor de verwachte aankomstdatum goederen ontvangt. Deze kennisgeving geeft de klant de tijd om zich voor te bereiden op de aankomst.
Begrijp het doel van een prealert verzending. Veel bedrijven sturen een prealert uit beleefdheid naar de klant. Het houdt de klant op de hoogte van leveringsdetails van verwachte zendingen. Als u een bedrijf bent dat goederen verzendt, geef uw klanten dan een dergelijke attentie van deze aard.
Bepaal uw methode voor het verzenden van de kennisgeving. De meest gebruikte methode voor verzending van prealert-kennisgevingen van verzending is via e-mail.
Titel de kennisgeving. Vermeld de titel "Shipment Prealert" bovenaan de melding. Als u de kennisgeving via e-mail verzendt, schrijf dit dan ook in de onderwerpregel. Neem een korte verklaring op waarin de klant wordt verteld dat dit dient als kennisgeving dat de bestelde goederen onderweg zijn.
Vermeld de details van de bestelling. Een prealert van een zending moet verschillende belangrijke stukjes informatie bevatten. Het moet duidelijk uw bedrijfsnaam vermelden om de klant onmiddellijk te informeren over wie deze kennisgeving verzendt. Vermeld het type verzendmethode dat wordt gebruikt, het trackingnummer en de verwachte aankomstdatum.
Vermeld alle informatie over de inklaring. Wanneer goederen naar het buitenland worden verzonden, zijn er verschillende belangrijke documenten vereist voor voltooiing. Deze formulieren worden over het algemeen ingevuld door de verzender en de vervoerder van de goederen. Douanedocumenten zorgen ervoor dat de goederen door de douane kunnen worden ingeklaard. Een prealert van verzending bevat deze informatie om aan de klant te laten zien dat de juiste formulieren zijn ingevuld. Als deze formulieren niet correct worden ingevuld, kan er een probleem met de verzending optreden.
Voeg andere belangrijke documenten bij. Bij een prealert verzending, voegen veel bedrijven vaak bepaalde documenten toe, waaronder een vrachtbrief, handelsfactuur, paklijst of veiligheidsinformatieblad, een MSDS genoemd.
Vermeld uw contactgegevens. Dit is een van de belangrijkste details die een zending prealert bevat. Dit bestaat voornamelijk uit een telefoonnummer dat de klant kan bellen als zich vragen, problemen of problemen voordoen.
