De formele naam voor een biedlijst is een 'aanbiedings-begeleidende brief'. Dit type brief moet kort en bondig worden geschreven en maximaal twee pagina's lang zijn. Een aanvraag voor voorstellen ontwikkelen om de projectparameters, verwachte deliverables, tijdschema's en mijlpalen gedetailleerd te beschrijven. Het doel van de begeleidende brief is om de belangrijkste beschrijvingen en vereisten op een synopsis manier te raken.
Items die je nodig hebt
-
Tekstverwerkingssoftware
-
RFT (optioneel)
-
Links naar website voor RFP, Applicatie (optioneel)
Open de brief met een korte groet en maak de titel van het biedingsproject bekend. Maak een koptekst met het label "Beschrijving" na de openingsgroet. Gebruik deze kop om de taak in drie alinea's of minder kort te beschrijven, zodat deze meer als een samenvattende verklaring wordt gelezen. Voeg een opdrachtnummer voor het project toe.
Maak een kop met de titel 'Specificaties'. Gebruik dit gebied om te werken aan vereisten zoals technische specificaties met betrekking tot grootte, elektrische behoeften, locatie en andere relevante informatie die bieders moeten kennen om een nauwkeurige schatting te kunnen geven.
Maak een kop met de naam 'Kwalificaties'. Gebruik dit gedeelte om de kwalificaties te beschrijven die vereist zijn voor bieders, zoals het hebben van een minimumaantal bedrijfsjaren, specifieke type licentie (s) vereist, de mogelijkheid om voldoende dekkingbedragen aan te tonen en de type (n) van verzekering die de functie mogelijk vereist. Staatsvoorkeuren die worden gegeven aan minderheids- of vrouwenbedrijven (indien van toepassing) en alle andere verplichte juridische taal die uw bedrijf of afdelingen nodig hebben om op alle biedbrieven te worden vermeld.
Label een kop met de titel "Budget" voor de taak (indien van toepassing). Voer het maximale bedrag voor het project in zodat alle aanvragers op de hoogte zijn van uw maximale budgetbedrag.
Maak een kop met het label "Deliverables" en schrijf een korte verklaring over de verwachte deliverables van de job waaraan moet worden voldaan. Informeer prospects dat een gedetailleerde verklaring van deliverables zal worden opgenomen in de volledige RFP voor de taak.
Schrijf een kop met de titel "Deadline" en vermeld onder de kop de gewenste voltooiingsdatum. Voeg een uitsplitsing van mijlpaaldata toe (indien van toepassing) of laat de mijlpaalgegevens voor de RFP achter.
Maak een kop 'Voorbeelden' (indien van toepassing) en geef aan hoe bieders voorbeelden van eerder werk moeten indienen, zoals via elektronische digitale foto's in een JPEG- of GIF-indeling of als bijlage, samen met hun formele aanvraag.
Maak een kop "Referenties" en specificeer het aantal benodigde referenties en het type contactinformatie dat u nodig hebt, zoals een naam, titel, telefoonnummer en e-mailadres.
Voeg een hyperlink toe aan de brief, zodat aanvragers kunnen doorlinken naar een formele online toepassing en een afzonderlijke hyperlink voor de RFP (indien nodig). Voeg een link voor uw website toe en voeg de RFP en de applicatie op uw website toe, die als een PDF kan worden opgemaakt voor aanvragers om naar hun computer te uploaden.
Tips
-
Geef een datum op voor een vraag- en antwoordsessie voor een grote budgettaak en om het aantal follow-uptelefoons en e-mails die u mogelijk ontvangt te minimaliseren, zodat u vragen in één keer kunt beantwoorden. Neem een contactnaam op en vermeld of bieders de telefoon of e-mail moeten gebruiken om aanvullende vragen in te dienen.
