Het monitoren en evalueren van inkoopprocedures is een integraal onderdeel van het management van een organisatie. Het inkoopproces verdient een hoge mate van aandacht van het management om ervoor te zorgen dat het niet ten prooi valt aan fraude en corruptie. Aanbestedingsprocedures moeten effectieve controles omvatten om verantwoording en transparantie te bereiken. Het continue monitoren en evalueren van het inkoopproces door het management zorgt voor integriteit en naleving van wetten en ethische normen.
Identificeer de bestaande interne bedieningselementen en of de bedieningselementen werken zoals ze zijn ontworpen. Er mag geen mogelijkheid bestaan om een van de besturingselementen te negeren. De belangrijkste interne controles die moeten worden beoordeeld, zijn functiescheiding, toezichthoudende controles, ontvangst van bedieningselementen, autorisatiecontroles en registratiecontroles.
Ontwikkel een nalevingschecklist om te bepalen of aanbestedingsprocedures worden gevolgd. De checklist moet worden ontworpen met medewerking van medewerkers en management. Door deel te nemen aan de ontwikkeling van de checklist, wordt de medewerker in essentie getraind en is hij zich meer bewust van het proces. Een goede nalevingscontrolelijst versterkt de bestaande procedures en vertaalt de doelstellingen van eerlijkheid, openheid en concurrentie.
Voer een risicobeoordeling uit om mogelijke zorgen, zwakke punten of gebieden met een hoog risico in kaart te brengen of te identificeren. Door indicatoren of "rode vlaggen" te identificeren, kan de organisatie ervoor zorgen dat er adequate interne controles zijn om onregelmatigheden te voorkomen. Door risico's te identificeren, kunnen belangenconflicten en incidentie van fraude en corruptie worden beperkt.
Volg specifieke aanbestedingen door het hele inkoopproces. Overweeg of de aanbesteding voorzag in open concurrentie en of deze transparant en vrij van discriminatie was voor bepaalde leveranciers. Bepaal of de gebruikte inkoopmethode geschikt was voor het goed of de dienst die werd aangekocht en zorg ervoor dat het voldoende gedocumenteerd was.
