Beleid en procedures zijn aanwezig om u te helpen bij de manier waarop uw bedrijf intern en extern opereert. Door uw beleid en procedures regelmatig te evalueren, zorgt u ervoor dat u altijd de beste werkwijzen blijft volgen. Evaluatie helpt u om uw richtlijnen bij te werken als dat nodig is om veranderingen in uw bedrijf of economie weer te geven en om aandacht te besteden aan behoeftes of problemen in het bedrijf.
Beleid definiëren
Beleid is de geschreven protocollen van uw bedrijf voor de manier waarop u met verschillende bedrijfsfuncties omgaat. U kunt bijvoorbeeld een intern beleid hebben voor zaken als werkplekkleding, aanwezigheid of hoe vakantiedagen worden aangevraagd. U kunt ook een extern beleid voeren voor zaken als het kopen of afhandelen van klachten van klanten. Volgens KCG Consulting Group is beleid bepalend voor de manier waarop procedures worden ontwikkeld, uitgevoerd en geëvalueerd, en moet dit in lijn zijn met de strategische doelstellingen van een organisatie. Beleid wordt meestal bepaald door een eigenaar, het hogere management, een adviesraad of een raad van bestuur.
Controleer het beleid
Controleer het beleid regelmatig om ervoor te zorgen dat ze compleet, uitgebreid en gemakkelijk te begrijpen zijn. Gebruik feedback van klanten en medewerkers in het proces. Volgens KCG moet een beleid schriftelijk zijn, met een individuele reeks richtlijnen voor elk beleid. Dit maakt het gemakkelijker te begrijpen en te herzien en te veranderen wanneer nodig. Als klanten bijvoorbeeld regelmatig klagen dat u geen vastgesteld retour- of terugbetalingsbeleid hebt, of als medewerkers beweren dat er geen eerlijk proces is voor hoe mensen persoonlijke dagen gebruiken, is het de moeite waard om de problemen aan uw beleidsoverzichtagenda toe te voegen. Wanneer een beleid niet langer praktisch haalbaar is of niet meer van toepassing is, kunt u het bijwerken of verwijderen.
Procedures definiëren
Procedures zijn de stappen of processen die uw bedrijf gebruikt in dagelijkse zakelijke activiteiten. U kunt bijvoorbeeld een procedure volgen voor het inchecken van bezoekers, het openen of sluiten van het bedrijf voor die dag of het schoonmaken of bedienen van machines. Het hebben van procedurele richtlijnen zorgt ervoor dat uw bedrijf veilig en efficiënt werkt, met name in gebieden waar misstappen gevaarlijk of duur kunnen zijn. Als u bijvoorbeeld geen procedure hebt om uw bedrijfsdeuren 's nachts te vergrendelen, kunt u het bedrijf openen voor potentiële diefstal of vandalisme. Volgens KCG moeten procedures informatie bevatten over wie wat doet, wanneer ze het doen, in welke volgorde en om welke reden.
Review procedures
Activiteiten met meerdere stappen of stappen die in een bepaalde volgorde moeten worden toegepast, moeten procedurele richtlijnen bevatten. Als een bepaald onderdeel van uw bedrijf veelvuldig misgaat, moet de procedure voor dat gebied worden geëvalueerd. Als klanten bijvoorbeeld regelmatig klagen over te late zendingen, evalueer dan uw procedures voor het aannemen van bestellingen, het voldoen aan de verpakking en het volgen van verzending. Hiermee kunt u gebieden identificeren waar verduidelijking of een betere definitie nodig is. Herzie procedures door medewerkers te vragen die niet vertrouwd zijn met een proces om uw bestaande richtlijnen te lezen en om gebieden te identificeren die niet logisch zijn of die moeilijk te begrijpen zijn.
