Scherp geformuleerde, door het hoekkantoor uitgegeven, missies zijn een persoonseditie, maar de realiteit is dat de meeste werkplekken efficiënter werken - en met meer moreel gevoel - wanneer bazen de teamcommunicatie bevorderen. Er zijn een aantal strategieën om die communicatie tussen collega's te stimuleren.
Visie, waarden en buy-in
Missie, visie en waardeverklaringen helpen bij het verzamelen van een team rond de grote ideeën die hun drijfveer zijn en zorgen ervoor dat iedereen op dezelfde pagina staat - een cruciale eerste stap naar het bevorderen van communicatie, volgens Susanne Gaddis, Ph.D., een gecertificeerde sprekende professional en CEO van The Communications Doctor. Maar het is niet genoeg om dezelfde bedrijfstaal te spreken. "Om een effectief team te creëren, moet iedereen in je team ze begrijpen en inkopen", zegt Dr. Gaddis. En dat is net zo basic als collega's die "instemmen met een reeks gedragingen die de organisatie eerder zullen helpen dan hinderen", zegt ze.
Stijlverschillen begrijpen en accommoderen
Onder degenen die gedrag helpen: het begrijpen en aanpassen van stijlverschillen. Neem bijvoorbeeld Arthur in de boekhouding en Chloe in creative. "Als een persoon met een creatieve, niet-deadline type werkt met een zeer georganiseerde, uiterst gestructureerde persoon, moeten ze vooraf praten over het niveau van communicatie dat nodig is", zegt Dr. Gaddis. Ze zullen het ook eens moeten worden over de kanalen die ze zullen gebruiken om elkaar op de hoogte te houden - zoals dagelijkse, wekelijkse of maandelijkse telefoontjes, sms-berichten of persoonlijke ontmoetingen, zegt ze. En soms als coach en / of baas moet je de eerste discussie regelen - en misschien zelfs begeleiden.
Doe een dankbare Three-Step
Bied - en moedig collega's aan om te voorzien - drietandige feedback, zegt Dr. Gaddis. Dit is hoe het werkt:
- Stap 1: Zeg "Bedankt!"
- Stap 2: Laat de medewerkers weten wat ze deden dat er toe deed.
- Stap 3: Laat hen weten wat de impact van hun gedrag was op de organisatie.
Voorbeeld: "Bedankt, Rita, voor het delen van het geweldige artikel dat je hebt gevonden over effectieve teambuilding." De ideeën hebben al een enorme impact gehad op de manier waarop ik communiceer met mijn team, "zegt Dr. Gaddis.
Heroverweeg Teammeetings
Gebruik gerichte, stand-up meetings om teamcommunicatie te bevorderen - in plaats van de traditionele, slaapverwekkende sit-down-athons. Sommigen noemen ze "scrums" en er is zelfs een "Scrum Alliance" dat biedt tips, training en certificering op de manier van de scrum. Het idee: opkomen, circulaire "vergaderingen" worden eenmaal per dag gehouden voor niet meer dan 15 minuten en alle deelnemers moeten een bijdrage leveren. Slechts drie dingen komen aan bod: wat ze hebben bereikt sinds de laatste dagelijkse scrum, wat ze van plan zijn te bereiken tussen nu en de volgende dagelijkse scrum en wat de voortgang belemmert, volgens Renee Mzyk, operationeel directeur van Scrum Alliance. Maar het is zeker niet een planningsvergadering of een technische discussie - die beide kunnen verzanden in details en een effectieve teamcommunicatie tot stilstand kunnen brengen.
Spreek de juiste lichaamstaal
Niets zegt: "Het kan me niet schelen waar je het over hebt", zoals het sturen van een sms of het vouwen van je armen wanneer andere teamleden het woord hebben. Probeer in plaats daarvan deze technieken, aangeboden door Carol Kinsey Goman, Ph.D., een keynote speaker, executive coach en media-expert over de impact van lichaamstaal op de werkplek. Ze is ook een leiderschapsblogger voor Forbes en auteur van "The Silent Language of Leaders: How Body Language Can Help - or Hurt - How You Lead":
- Mensen rechtstreeks onder ogen zien (van hart tot hart). Zelfs een kwartbeurt afwijst je gebrek aan interesse en maakt de spreker uitgeschakeld, zegt dr. Goman.
- Verwijder barrières tussen u en de andere deelnemers. Telefoons, papier - alles dat uw mening blokkeert. Of nog beter, kom achter je bureau vandaan en ga naast ze zitten.
- Zorg voor positief oogcontact. Meer oogcontact leidt vrijwel altijd tot meer waardering en inclusie. Door je blik te verplaatsen of de kamer te scannen, geef je aan dat je niet luistert.
- Gebruik de palm-omhooggaande hand en open armbewegingen tijdens het spreken. Deze stille signalen van geloofwaardigheid en openhartigheid worden positiever ervaren dan gekruiste armen en handen die zich verborgen of dicht bij het lichaam bevinden, zegt dr. Goman.
- Synchroniseer uw lichaamstaal met de persoon waarmee u te maken hebt. Subtiek overeenkomen met de standaard, armposities en gezichtsuitdrukkingen van de andere persoon - dit geeft aan dat u bent verbonden en betrokken bent.
Vermijd "Groupthink"
Wat hadden Pearl Harbor, de Amerikaanse invasie van Noord-Korea en de invasie van de baai van varkens in Cuba gemeen? Deze historische 'fiasco's', zoals auteur Irving L. Janis het stelt, kunnen zijn veroorzaakt door het uitsluiten van afwijkende stemmen van regeringsplanningsgesprekken in een gebrekkige benadering die hij 'Groupthink' noemde. Aan de andere kant tonen dergelijke successen als de Cubaanse rakettencrisis en het Marshall-plan de waarde van andere standpunten aan, aldus Janis. De bottomline: vermakelijke tweedracht over nieuwe ideeën of beleid kan de communicatie van het team heel goed bevorderen door onwillige deelnemers aan te trekken - en je helpen betere beslissingen te nemen - dus moedig het aan.
Sla de dreun over
Voorkom fronsend of fronsen terwijl discussies plaatsvinden, aangezien deze reacties ook de communicatie tussen teams niet bevorderen. Ten eerste: als je fronst, zullen 'aanwezigen waarschijnlijk denken dat je het niet leuk vindt wat je net hebt gehoord - en zullen ze hun mening voor zichzelf houden', zegt dr. Goman. "Sterker nog, wanneer je een non-verbale vertoning van woede, prikkelbaarheid of ergernis vertoont, zullen mensen eerder geneigd zijn om hun ideeën in te houden, hun opmerkingen te beperken en manieren te zoeken om hun interactie met jou te verkorten." Richt je in plaats daarvan liever op de waarheid in de verklaring. Je kunt altijd tactvol reageren op de manier waarop het later een-op-een werd gepresenteerd als dat nodig was.
