Een papierloos kantoor kan het milieu helpen, maar het kan proceshoofdpijn veroorzaken als er geen adequaat werkstroomsysteem wordt opgezet. Als u alles naar de digitale ruimte verplaatst, moet u documentbeheer en workflowprocedures instellen die ervoor zorgen dat er niets verloren gaat in de overgang. Wanneer fysieke in-dozen teruggaan naar de vuilnisbakken van de geschiedenis, moeten virtuele in-dozen ze vervangen.
Digitaal gaan
In een papierloos kantoor is het de bedoeling om alles online mogelijk te maken. Afgedrukte documenten worden gescand en op een gedeelde locatie op uw computersysteem geplaatst waar geautoriseerde gebruikers er toegang toe hebben. Naast de milieuvoordelen, kan een goed beheerd papierloos kantoor informatie gemakkelijker vinden dan in de traditionele archiveringssystemen. Mappen in een virtueel archief slaan oudere documenten op, zodat ze niet veelvuldig toegang krijgen tot veel gebruikte gebieden, maar nog steeds beschikbaar zijn wanneer dat nodig is.
Gedeelde agenda's
Door werknemersplanningen naar een gedeelde agenda te verplaatsen, kunnen werkgevers vakantietijd en andere zaken die van invloed zijn op het werkschema, beheren. Het stelt medewerkers ook in staat vergaderingen en andere geplande evenementen te volgen. Teams die werkkalenders delen, kunnen controleren wie er in en wie niet op kantoor is en kunnen de workflow op projecten structureren met dat in gedachten. In staat zijn om te zien dat belangrijke stakeholders bijvoorbeeld aan het eind van de week naar een conferentie gaan, kan iemand motiveren om het ontwerp van een belangrijk document of contract sneller af te ronden, zodat die belanghebbenden de kans krijgen om hun inbreng aan te bieden de inhoud is voltooid.
Document beheer
Papierloze kantoren hebben een systeem nodig dat bepaalt hoe documenten moeten worden bijgehouden en opgeslagen. Maak een naamgevingconventie voor documenten en mappenstructuur om documenten gemakkelijk vindbaar te maken. Documentbeheersystemen maken vaak zowel het "uitchecken" als het volgen van wijzigingen mogelijk. Dit voorkomt dat meerdere mensen tegelijk aan een document werken en maakt versiebeheer mogelijk. Het mandaat dat documenten moeten worden bijgewerkt op de gedeelde locatie vermindert de problemen die optreden wanneer gebruikers een bestand downloaden, bijwerken en verzenden via e-mail en vervolgens de officiële versie niet actueel houden.
Project management
Projectbeheersoftware helpt bij het volgen van projectmijlpalen en deadlines. U hebt een systeem nodig dat taken en projectplanningen bijhoudt en medewerkers in staat stelt aan te geven wanneer iets is voltooid. Meldingen moeten iemand waarschuwen wanneer een nieuwe taak haar aandacht nodig heeft. Individuen kunnen hun eigen projecten volgen, terwijl managers een holistische kijk krijgen op wat er in het hele team wordt gedaan en resources opnieuw toewijzen als dat nodig is. Projecten moeten digitaal worden gearchiveerd zodra ze zijn voltooid, samen met de lessen die zijn geleerd, zodat kennisoverdracht gemakkelijk kan plaatsvinden wanneer een soortgelijk project later begint.
