Virtuele assistenten werken als onafhankelijke contractanten die administratief en een verscheidenheid aan diensten aanbieden vergelijkbaar met interne secretaresses, administratieve assistenten en administratief personeel. Ze werken meestal vanuit een thuiskantoor uitgerust met een fax, computer, bureau, printer en internettoegang. De soorten software die virtuele assistenten nodig hebben, zijn afhankelijk van hun branche. Alle virtuele assistenten gebruiken een algemene set software om services te leveren en een bedrijf te beheren.
Desktop Publishing
Desktop publishing-software omvat tekstverwerkings-, presentatie-, spreadsheet- en databasesoftware. Virtuele assistenten die in de marketingsector werken, hebben publicatieprogramma's nodig voor het maken van flyers, websites, briefkaarten, uitnodigingen en verschillende soorten publicaties. Andere vereisten zijn de invoegtoepassing die bij tekstverwerkingssoftware, spelling- en grammaticacontrole, thesaurus, woordenboek en vertalers voor talen is inbegrepen.
Transcriptie
Transcriptie bestaat uit dicteren opnemen en schrijven; transcriptiesoftware maakt het gemakkelijk om een opgenomen communicatie af te spelen. De virtuele assistent kan de opname stoppen, starten, terugspoelen en pauzeren. U kunt het opgenomen transcript per e-mail verzenden, zoals het is of als een gecomprimeerd bestand. Vanaf 2011 omvatten veelgebruikte formaten MP3 en WMV. Verschillende opname softwareprogramma's zijn compatibel met verschillende formaten.
Boekhouding
Het beheer van een virtuele assistent-onderneming vereist boekhoud- en factureringssoftware. Virtuele assistenten die gespecialiseerd zijn als boekhouders, zouden een alles-in-één boekhoudsysteem moeten gebruiken. Deze assistenten kunnen facturen, offertes en voorstellen maken; betalingen registreren; en het bijhouden van de werktijd met één programma of met verschillende desktop publishing softwareprogramma's.
Communicatie
Communicatiesoftware is een andere noodzaak voor virtuele assistenten. De beschikbare fax- en e-mailsoftware biedt personalisatie en kant-en-klare sjablonen. Virtuele assistenten kunnen ervoor kiezen om een sjabloon te maken die past bij hun bedrijfsimago. Het gebruik van een internettelefoondienst verlaagt de kosten van interlokale en maandelijkse telefoonrekeningen. Voor online gebruik van e-mail en faxprogramma's is een goede internetverbinding vereist.
