Projectstatusrapporten zijn controledocumenten voor iedereen die een project probeert te beheren, of het nu gaat om een eenpersoonstaak of een taak waarbij honderden mensen op meerdere locaties zijn betrokken. Het projectstatusrapport dient als een beknopte samenvatting van de voortgang van een project, de verwachte voltooiingsdatum en welke acties zijn ondernomen sinds het laatste projectstatusrapport werd samengesteld. Het helpt managers om taken op schema te houden en problemen vroeg genoeg te identificeren om zinvolle oplossingen te genereren.
Project samenvatting
Een projectstatusrapport begint meestal met een korte beschrijving van de belangrijke elementen van het project. Deze paragraaf of dit blok identificeert de naam van het project, de datum van het rapport, wie is verantwoordelijk voor het project of zijn beheersafdeling en een verklaring van het projectdoel. Het kan ook contactgegevens bevatten, zoals telefoonnummers of e-mailadressen van belangrijke leden van het projectteam. Het is onwaarschijnlijk dat deze sectie in de loop van het project veel zal veranderen en vaak wordt gekopieerd van het ene statusrapport naar het andere met alleen de datum die wordt bijgewerkt.
deliverables
Een sectie die de projectprestaties beschrijft, is de sleutel tot een projectstatusrapport. In dit gedeelte worden de deliverables vermeld en hun huidige status in een paar woorden weergegeven. Een voorbeeld van een productlanceringsblad kan bijvoorbeeld deliverables hebben zoals gedrukte advertenties, het lanceren van een leverancier, het vertonen van stands op beurzen en het maken van prijslijsten. Naast elke deliverable moet de projectmanager zaken als "volledig" of "besteld" of "bij een printer" schrijven. Dit dient als een samenvatting van het project met de meer gedetailleerde taken die worden vermeld in het tijdlijngedeelte.
tijdlijnen
De taaktijdlijn is het element van een projectstatusrapport dat vaak het meeste aandacht krijgt. In deze sectie moet worden aangegeven welk werk sinds het laatste projectstatusrapport is voltooid, welk werk in de volgende periode moet worden uitgevoerd en datums waarop taken naar verwachting zullen worden voltooid. Veel projectstatusrapporten presenteren dit in een raster met datums die zijn opgegeven voor verwachte voltooiing en daadwerkelijke voltooiing. Veel projectmanagers kiezen ervoor deze sectie in kleur te coderen met verschillende kleuren die taken vertegenwoordigen die op schema liggen, vóór het schema, achter schema, voltooid of in de wacht staan.
Opmerkingen, aanbevelingen en uitleg
In het projectstatusrapport moeten ook alle rode vlaggen, wijzigingsverzoeken of uitdagingen staan waarmee het project wordt geconfronteerd. Dit is een plaats om aan te geven waar extra bronnen nodig kunnen zijn of waar afleverdata zullen veranderen. Dit gedeelte kan ook rapporteren hoe onverwachte gebeurtenissen het project hebben beïnvloed, zoals softwareproblemen, te late levering door een leverancier of gebrekkige verbruiksartikelen. Sommige projectmanagers scheiden deze sectie van het rapport en vermelden deze in een afzonderlijk document dat ze bijvoegen bij het projectstatusrapport.
