Wanneer verhuurders van kantoorpersoneel veranderen, is het nuttig om huurders op de hoogte te stellen van die veranderingen, vooral van personeel dat regelmatig contact heeft met huurders. Het is gemakkelijk om huurders van personeel en andere belangrijke wijzigingen per brief te adviseren.
Verzamel een lijst met de namen en adressen van alle huurders die door de wijziging worden beïnvloed. Als u bijvoorbeeld op meerdere locaties ruimte huurt en daarom meer dan één verhuurkantoor exploiteert, hoeft u de wijziging alleen door te geven aan de huurders die te maken hebben met het verhuurkantoor waar de wijziging plaatsvindt. Als u slechts één kantoor heeft, waarschuwt u natuurlijk alle huurders.
Bereid de brief op briefpapier van het bedrijf voor, maak deze "officieel", en dateer hem op de datum waarop je verwacht dat de meeste brieven worden verspreid. Gebruik mailmerge-technologie om elke letter te personaliseren, of u kunt een meer algemene indeling gebruiken door elke letter 'Beste huurder' aan te raken.
De inhoud van de brief moet kort en zakelijk zijn en moet in het algemeen twee paragrafen bevatten, plus een laatste alinea. Rapporteer de personeelswijziging in de eerste alinea. Als de nieuwe stafmedewerker alle taken van de vertrekkende medewerker overneemt, bijvoorbeeld door de taken op te sommen: "Jennie Smith verlaat het bedrijf op 12 maart en wordt vervangen door Mary Jones, die verantwoordelijk is voor klachten van huurders, onderhoud aanvragen, het verzamelen van huurprijzen en het beantwoorden van alle gerelateerde vragen."
Aan de andere kant, als de taken die voorheen door de vertrekkende werknemer werden verricht, zullen worden verdeeld onder bestaande en / of nieuwe personeelsleden, maak dat dan duidelijk in de eerste alinea; bijvoorbeeld: "Jennie Smith verlaat het bedrijf op 12 maart en wordt vervangen door Mary Jones, die verantwoordelijk is voor huurdersklachten en onderhoudsverzoeken Joe White neemt de verantwoordelijkheid over voor het innen van huur en het beantwoorden van alle gerelateerde vragen."
In de tweede alinea alle relevante data opnemen; in veel gevallen, bijvoorbeeld, verlaat een medewerker op een vrijdag en de vervangingsrapporten de volgende maandag. In andere gevallen is er een korte overlap terwijl de vertrekkende medewerker de nieuwe opleidt. Sluit de tweede alinea door te stellen dat vanaf de datum van de wijziging in de toekomst alle relevante vragen, opmerkingen en problemen moeten worden gericht aan de nieuwe verantwoordelijken voor hen en geef ze opnieuw een naam. Bijvoorbeeld: "Begint u vanaf 15 maart klachten en onderhoudsverzoeken bij Mary Jones in behandeling te nemen en neemt u contact op met Joe White voor alles wat met huur te maken heeft."
In de laatste alinea, informeer de huurders dat zij zich moeten voelen om contact met u op te nemen met eventuele zorgen, opmerkingen of vragen. Onderteken de brief "Oprecht", gevolgd door uw naam.
Tips
-
Verhuurders of hun personeel kunnen dit soort brieven met de hand afleveren of versturen; afwisselend kunnen ze worden gedistribueerd met huurontvangsten.
Weersta de drang om chummy te zijn en geeft te veel informatie, zelfs wanneer dingen voor de hand liggen. "Jennie Smith gaat weg om een baby te krijgen", of "Jennie Smith gaat trouwen en op huwelijksreis gaan, en gaat dan uit de staat", beide zijn voorbeelden van veel te veel informatie geven. Laat Jennie haar informatie delen met wie ze kiest en beperk je brief tot wat nodig is voor zaken.
