Net als executive golfbanen, die korter zijn en minder tijd nodig hebben om te spelen dan traditionele cursussen, is een samenvatting de verkorte vorm van het lange rapport dat u hebt geschreven. Dat betekent echter niet dat het minder belangrijk is. Om het meest effectief te zijn, moet het een specifiek formaat voor de samenvatting van de directie volgen. Uw samenvatting wordt gelezen door mensen die niet over veel beschikbare tijd beschikken. Het moet hun aandacht vasthouden en het door alle vitale punten houden die u hen wilt laten weten en, wanneer ze klaar zijn, enthousiast zijn om meer te horen.
De definitie van de samenvatting
Een samenvatting is de miniversie van elk belangrijk document dat u schrijft. Als zodanig moet het alles in uw rapport aanraken. Net als uw belangrijkste, grotere document, is de samenvatting formeel omdat deze samengaat met formele rapporten. Het moet in de derde persoon worden geschreven alsof iemand anderen over uw bedrijf vertelt. Op slechts één-op-drie pagina's moet het uitleggen wat uw bedrijf doet, wie zijn doelmarkt is en hoe uw bedrijf superieur is aan andere bedrijven in zijn soort.
Een samenvatting moet echter niet te verkoopgericht zijn. Het is geen marketingartikel. Houd de toon informeel, maar overdrijf de feiten niet. De samenvatting moet in staat zijn om op zichzelf te staan, zodat de lezer na het lezen een volledig, hoewel verkort, beeld krijgt van uw bedrijf en het doel van het rapport.
Wanneer gebruik ik een samenvatting?
Het schrijven van een samenvatting voor elk formeel rapport is een slimme strategie om uiteindelijk uw lange rapport te lezen. Dat betekent echter niet dat je er altijd een nodig hebt. U kunt dagen doorbrengen met een begroting, wat natuurlijk belangrijk is en als formeel beschouwd kan worden. Maar u hebt geen samenvatting nodig om het te begeleiden. Uitvoerige samenvattingen zijn bedoeld voor complexe, lange documenten die mensen mogelijk niet volledig lezen.
Rapporten die zijn geschreven om investeerders aan te trekken, leningen te verkrijgen of partnerschappen aan te moedigen, zijn vaak lang. Voordat een individuele, bank- of durfkapitalist instemt om te investeren of om met u samen te werken, willen ze alles weten over uw bedrijf. Dat vereist een lang document van u. Maar ze hebben geen tijd om elk lang rapport dat hun bureau kruist te lezen.
Ze zullen de samenvatting echter scannen. Als het er interessant uitziet en gemakkelijk te begrijpen is, zullen ze de hele samenvatting lezen. Na het te hebben gelezen, moeten ze een complete momentopname hebben van uw bedrijf, uw doelen en wat u van hen vraagt. Vervolgens kunnen ze de pagina's van het rapport zelf bekijken voor de vollediger versie van wat hun interesse ook heeft gewekt.
Sjabloon voor samenvatting
De samenvatting moet de volgorde van uw grotere rapport volgen. Dat formaat maakt het gemakkelijk voor lezers om de informatie te vinden waar ze meer over willen weten. Een voorbeeldsamenvattingsamenvattingsjabloon die volgt, is:
Doel van het rapport: Dit kan een zin of een korte alinea zijn.
Bedrijfsomschrijving: Volledige bedrijfsnaam, het doel van het bedrijf, korte geschiedenis (d.w.z. opgericht in 2017 tot …) en waar het bedrijf bekend om staat.
Doelmarkt: Wie gebruikt uw producten of services nu en wie wilt u in de toekomst gebruiken?
Organisatie van het bedrijf: Korte beschrijving van C-niveau en andere teamleden die integraal deel uitmaken van dit rapport.
Beschrijving van producten of services: Korte schets van productlijnen of servicecategorieën. Markeer de belangrijkste, bekende of meest winstgevende producten of services. Beschrijf nieuwe producten of ideeën die u wilt introduceren als dat een doel of een reden is om financiering aan te vragen.
Marketinginspanningen: Samenvatting van de manier waarop u het bedrijf hebt vermarkt, inclusief alle mogelijkheden zoals adverteren, PR, evenementen en verkoopteam. Wat je wilt veranderen of verbeteren.
Problemen / oplossingen: Overzicht van ondervonden problemen, oplossingen tot nu toe en voorgestelde oplossingen na financiering.
Financiële snapshot: Beschrijving van uw huidige financiële situatie en projecties van de toekomst met financiering, verwachte groei en langetermijndoelen.
Afronden: Vat, in enkele zinnen, de conclusies uit het rapport samen.
Zorg voor externe meningen
Vraag andere zakenmensen, wier mening u waardeert, om uw samenvatting te proeflezen voor grammatica, typefouten, andere fouten en algehele duidelijkheid. Vraag advies om het beter te maken. Blijf open en accepteer geen persoonlijk advies of kritiek.
Wijzigen voor specifieke doeleinden
Overweeg om enigszins verschillende versies van de samenvatting voor verschillende doeleinden te hebben. Richt u voor beleggers op de reden waarom het de moeite waard is om in uw bedrijf te investeren. Voor leningen, praat meer over wat je hebt bereikt met leningen uit het verleden en je kredietwaardigheid. Noteer voor potentiële partners wat jullie samen kunnen bereiken.
