Google Documenten is een krachtige hulpprogramma voor het delen van bestanden dat bedrijven kunnen gebruiken om werkschema's te publiceren. U kunt dit doen door het schema rechtstreeks in Google Documenten te maken. Wanneer u regelmatig een werkschema voor werknemers publiceert, voorkomt u miscommunicatie die ertoe kan leiden dat diensten worden ontsloten door werknemers die niet wisten dat ze volgens plan zouden werken.
Gebruik gratis werkroostersjablonen
Google Docs onderhoudt een enorme bibliotheek met gratis en gebruiksklare sjablonen. Als u een sjabloon wilt openen, opent u een nieuw Google Docs-document en zoekt u vervolgens in sjablonen met de woorden 'werkplanning'. De meeste werkschema's van werknemers gebruiken een week-tot-weeknotatie omdat werkgevers wekelijks publiceren. Als geen sjabloon aan de planningsbehoeften voldoet, maakt u een aangepast schema in een ander programma.
Maak een aangepast schema
Net als Google Documenten heeft Google Sheets sjablonen die managers kunnen aanpassen. Zoek deze in Spreadsheets onder het menu Sjabloongalerij. Kies Schedule in de lijst en pas de velden aan door sjabloongegevens te vervangen door planningsdatums en werknemersnamen. Verwijder alle rijen en kolommen die niet nodig zijn.
Maak een nieuw schema door een nieuw bestand te openen. Klik op Een nieuwe spreadsheet starten op de hoofdpagina en gebruik de koptekst om het document een titel te geven als 'Weekplanning' of een andere gewenste naam. Gebruik de eerste rij om de datums te definiëren waarop het schema betrekking heeft.
Maak vervolgens een diagram waarin de horizontale kolomkoppen de dagen van de week weergeven en de rijen de ploegentijden. Voeg werknemersnamen toe in de overeenkomstige vakjes. Sla het bestand op in Google Documenten onder een geschikte bestandsnaam.
Beheer werknemersrechten
Werkgevers willen dat medewerkers het schema lezen en misschien een bestand downloaden om op pc's of apparaten op te slaan. Het is echter niet aan werknemers toegestaan om het schema te bewerken. Google Documenten stelt werknemers standaard in staat bestanden te lezen en te downloaden die met hen zijn gedeeld.
Deel bestanden door op het pictogram te klikken met het silhouet van een persoon en het plusteken dat 'Delen' vertegenwoordigt. Voer de e-mailadressen in van de medewerkers met wie u het bestand wilt delen. Controleer de machtigingen voordat u de e-maillink verzendt om te zorgen dat het document alleen-lezen is.
Voor machtigingen kiest u 'can view' in plaats van 'can edit' en selecteert u vervolgens de Share-knop om het schema voor werknemers te publiceren. De medewerkers ontvangen een e-mail met de melding dat er een nieuw schema is gepubliceerd. De e-mail bevat een link naar het schema.
Stel reguliere schema's in
Het bijhouden van een sjabloon van het schema maakt wekelijkse planning eenvoudiger. Stel een standaarddag en -tijd in om het schema te publiceren en deel het tegelijkertijd met alle medewerkers via e-mail.
Geef de schemabestanden een naam op een eenvoudig te vinden manier, zoals 'Jan. 15 Shift Schedule'. Dit vermindert de verwarring en stelt medewerkers in staat om planningsdiscrepanties of problemen snel op te merken. Stel een bedrijfsbeleid op dat werknemers verplicht om de gewenste kennisgeving te doen voor wijzigingen in het schema.
