Traditionele projectcommunicatie vond plaats binnen een duidelijk gedefinieerde structuur, met behulp van kanalen zoals interne post, telefoons, memo's en formele vergaderingen. Moderne projectcommunicatie maakt gebruik van technologie zoals e-mail, intranet en sociale media om informatie te delen binnen een flexibelere teamstructuur. De communicatiebehoeften zijn veranderd in lijn met de opkomst van nieuwe benaderingen van projectbeheer en de noodzaak om een bredere groep belanghebbenden te informeren.
Methodologie
Een traditioneel projectteam verwerkte het project in verschillende fasen, waarbij elke fase werd voltooid voordat met de volgende werd begonnen. Het team documenteerde elke fase en behaalde een aftekening alvorens verder te gaan. Volgens Project Smart is het de moderne praktijk om een agile projectmethodologie aan te nemen waarin projectfasen elkaar kunnen overlappen als teamleden individuele cycli verwerken en deze aanpassen in overeenstemming met eventuele feedback. Dit bemoeilijkt de communicatie, waarbij de nadruk ligt op statusupdates en eenvoudige toegang tot de nieuwste projectinformatie.
Team
Een modern projectteam bestaat uit een brede groep vaste en tijdelijke leden. Naast interne personeelsleden kan een team ook consultants, leveranciers, zakenpartners en bedrijven die IT-diensten leveren, omvatten. De projectmanager moet ervoor zorgen dat alle teamleden veilige toegang hebben tot projectcommunicatie voor de periode van hun betrokkenheid. Volgens Project Place is een project een tijdelijk sociaal systeem waarbij succes afhankelijk is van samenwerking, communicatie en toewijding door transparante informatie-uitwisseling.
stakeholders
Moderne projecten hebben een veel bredere groep belanghebbenden. Naast de communicatie met teamleden en sponsors, erkennen projectmanagers het belang om alle belanghebbenden, inclusief de gemeenschap, toezichthouders, overheidsinstanties en investeerders, volledig op de hoogte te houden. Volgens het managementadviesbureau Cornwell dragen niet-effectieve communicaties bij aan het gebrek aan succes bij meer dan 65 procent van mislukte projecten.
kanalen
Moderne projectcommunicatie maakt gebruik van netwerkcommunicatie om de samenwerking te verbeteren. E-mail en instant messaging stellen teamleden in staat om informatie snel en gemakkelijk te delen, in plaats van te vertrouwen op op papier gebaseerde kanalen zoals interne memo's of faxen. Projectportals bieden een enkelvoudig beveiligd toegangspunt voor alle projectinformatie en documentatie via internet. Met videoconferenties kunnen teamleden voortgangsvergaderingen opzetten, zelfs als teamleden zich op verschillende locaties bevinden. Technologieën zoals blogs en sociale netwerken verbeteren de communicatie van projecten nog verder, creëren een gevoel van gemeenschap en stellen belanghebbenden in staat om feedback te geven die het project kan beïnvloeden
