Een onderneming heeft vier belangrijke financiële overzichten: de winst-en-verliesrekening, het kasstroomoverzicht, de balans en de staat van het eigen vermogen. De winst-en-verliesrekening wordt soms een winst- en verliesrekening genoemd en kan zelfs worden afgekort in een gesprek met "P & L." Hoewel boekhoudsoftware het maken van deze verklaring kan vereenvoudigen, kunt u ook een winst- en verliesrekening in Excel maken. U moet de definities van inkomsten, uitgaven, winsten en verliezen begrijpen. U moet ook de periode opgeven die de verklaring dekt. Ten slotte moet u beslissen welk van de twee te gebruiken indelingen voldoet aan de algemeen aanvaarde boekhoudprincipes, de eenstaps of de uit meerdere stappen bestaande winst-en-verliesrekening.
Informatie over een winst- en verliesrekening
De winst- en verliesrekening bevat informatie over de opbrengsten, kosten, winsten en verliezen in een bepaalde periode. Inkomsten of inkomsten kunnen afkomstig zijn van activiteiten of van bronnen die niet direct verband houden met de primaire activiteiten van het bedrijf. Winsten zijn ongebruikelijke en relatief onvoorspelbare inkomstenbronnen, zoals het ontvangen van een schikkingbetaling uit een rechtszaak. Uitgaven kunnen ook bedrijfsuitgaven zijn, zoals betaalde nutsvoorzieningen en lonen, of niet-operationele kosten zoals betaalde rente op leningen. Verliezen zijn ongebruikelijke en onvoorspelbare uitgaven, zoals het vervreemden van langetermijnactiva onder hun waarde.
Indelingen van inkomstenoverzichten
Algemeen geaccepteerde boekhoudprincipes (GAAP) vereisen een van de twee indelingen voor winst- en verliesrekeningen die mensen buiten het bedrijf te zien krijgen. Managers kunnen verschillende indelingen nuttiger vinden voor interne doeleinden, maar moeten ervoor zorgen dat deze rapporten niet aan externe gebruikers worden gegeven. De twee GAAP-compliante formaten zijn de eenstaps winst- en verliesrekening en de meerstappenresultaten. Het belangrijkste verschil in deze twee indelingen is hoe ze de kosten van verkochte goederen (of diensten) weergeven en waar ze de winsten en verliezen op de rekening zetten.
Het creëren van de winst- en verliesrekening in Excel
Misschien vindt u het nuttig om voorbeelden van winst- en verliesrekeningen te bekijken voordat u begint. Er zijn bepaalde elementen die essentieel zijn voor de verklaring, ongeacht de specifieke kenmerken van uw bedrijf. Je hebt een rij met drie rijen gecentreerd bovenaan. De eerste regel is de bedrijfsnaam. De tweede is de titel van het rapport: Winst- en verliesrekening. Op de derde regel moet u de tijdsperiode opgeven die de verklaring dekt. Sommige voorbeelden kunnen zijn:
- Voor het kwartaal eindigend op 31 maart 2018
- Voor de maand eindigend op 30 september 2018
- Voor het jaar eindigend op 31 december 2018
Laat ten minste één lege rij na de kop voor duidelijkheid. De volgende stappen zijn afhankelijk van of u eenstaps of meerstaps gebruikt, maar sommige elementen worden gedeeld. Je begint in de eerste kolom en wanneer informatie moet worden ingesprongen om het uit elkaar te halen, ga je naar de volgende kolom. U bewerkt de kolombreedte van die eerste kolom, zodat de informatie in de tweede kolom na de eerste verschillende tekens van de bovenstaande informatie wordt uitgelijnd, zoals in de onderstaande afbeelding.
In beide indelingen gaat u eerst de inkomsten weergeven, gevolgd door kosten, met een totaalbedrag dat onderaan het nettoloon wordt genoemd. Nadat alle accounttitels zijn ingevoerd, slaat u een of twee kolommen over om wat ruimte over te houden voordat u de dollarwaarden invoert. Stel deze kolom in om als valuta weer te geven.
De enkelvoudige resultatenrekening
De enkelvoudige winst-en-verliesrekening gebruikt een basisformule: de nettowinst is gelijk aan de inkomsten en winsten minus kosten en verliezen. U typt "Opbrengsten & Winsten" op de eerste regel en vervolgens de volgende regels in waar u de verschillende inkomsten- en winstrekeningen voor uw bedrijf opslaat. De volgende regel wordt opnieuw ingesprongen en zegt 'totale inkomsten en winsten'. Typ na een lege rij 'Uitgaven en verliezen' en voer vervolgens de volgende regels in waar u de kosten- en verliesrekeningen vermeldt. U keert opnieuw in voor 'totale uitgaven en verliezen'. De laatste regel is inkomsten en uitgaven.
De Multi-Step Resultatenrekening
Het significante verschil in de meerstapsverklaring ten opzichte van één stap is dat we de activiteiten van niet-operationele items scheiden. Uw verklaring begint met verkopen, kosten van verkochte goederen en brutowinst. U zult dat volgen met de bedrijfskosten, door ze af te trekken om het subtotaal 'bedrijfsresultaat' te vinden. Vervolgens geeft u de niet-operationele inkomsten, winst, kosten en verlies in die volgorde weer en totaliseert u de niet-operationele items. Het toevoegen van operaties en niet-operationele items samen geeft u het netto-inkomen.
