Het grootboek is een belangrijke accountingtool voor elk bedrijf. Doorgaans opgezet in een tweekolomsformaat met een lijst van accounts en de debiteringen en tegoeden bij die accounts, wordt het binnen en buiten het bedrijf gebruikt om een gedeeltelijk beeld te krijgen van de financiële situatie van een bedrijf.
Inkomstenstroom
Het grootboek houdt rekeningbetalingen en ontvangsten bij. In samenvatting van het rekeningschema van het algemene journaal biedt het grootboek een portret van inkomsten, zoals inkomsten uit verkopen en diensten en uitgaven zoals juridische kosten, lonen en kantoorkosten.
Afdeling uitgaven samenvattingen
Het biedt directe toegang tot elke account binnen het financiële trackingsysteem van het bedrijf. Als een marketingdirecteur bijvoorbeeld toegang moet hebben tot de meest recente advertentie-uitgaven, kan ze die informatie snel bekijken in het grootboek.
Paper Trail van het bedrijf
Als het grootboek goed wordt bijgehouden en aan de accounts wordt gekoppeld, is het grootboek een belangrijk onderdeel van het papieren spoor van een bedrijf. Aangezien het grootboek wordt gebruikt waar accountboekingen plaatsvinden, is toegang tot informatie zoals de bron, datum, beschrijving en rekeningsaldo van een transactie via het grootboek mogelijk. Door naar het grootboek te kijken, moet een bedrijfsfunctionaris vervolgens een transactie terug kunnen traceren naar een bestelling, factuur of urenstaat.
Financiële details
Het toevoegen van subcategorieën, ook wel subladders genoemd, aan het grootboek geeft financiële functionarissen verdere details, trends en patronen binnen het bedrijf en stelt hen in staat om gezonde financiële beslissingen te nemen. Inzicht in de schommelingen van verkoop en uitgaven binnen zijn bedrijf zal een chief financial officer helpen wanneer hij beslist wanneer en hoe contracten na te streven of kapitaalinvesteringen te doen.
Audit Trail
Het creëert een controlespoor voor alle financiële transacties van het bedrijf. Behalve dat het een waardevol intern hulpmiddel is, zou het grootboek ook toegankelijk zijn voor externe auditinstanties zoals de IRS of SEC.
Financiële gezondheid van het bedrijf
Aangezien het zijn informatie ontleent aan het rekeningschema van een bedrijf en chequeboektransacties, houdt het grootboek overzicht van activa, passiva, aandelen, inkomsten en uitgaven.
Financiële overzichten
De grootboekkoppelingen in het boekhoudsysteem van een bedrijf om de belangrijkste financiële overzichten van een bedrijf te genereren: de balans en de winst- en verliesrekening.
Documentatie om financiering te verkrijgen
Het grootboek is een deel van de benodigde documentatie die bedrijven nodig hebben om externe financiering te verkrijgen. Het maakt ook deel uit van de jaarverslagen die worden uitgegeven aan aandeelhouders in beursgenoteerde ondernemingen.
