Memo's zijn een standaardvorm van zakelijke correspondentie. Ze zijn geschreven als informatief of vragen een actie. U kunt interne of externe memo's schrijven. Externe memo's worden verzonden naar mensen buiten uw organisatie. U kunt bijvoorbeeld een consultatiememo sturen naar professionele consultants die een voorstel voor een bepaald project vragen. Mogelijk vraagt u de adviseurs om een bod uit te brengen voor het project, een tijdschema voor voltooiing en enkele voorbeelden van het werk via de memo.
Schrijf een kop voor uw consultatiememo. De kop bevat vier regels, elk met een specifiek label: To, From, Date en Subject. Uw naam en de naam van uw bedrijf staan op de eerste regel. De tweede regel bevat de namen van alle professionele consultants waarnaar u de notitie verzendt. De derde regel is de datum waarop u het bericht wilt verzenden en de vierde regel moet het onderwerp van de notitie in slechts een paar woorden uitleggen, zoals 'Verzoek om webontwerpvoorstel'.
Leg het doel van uw consultatiememo uit in de eerste alinea. Memo's zijn over het algemeen beknopt en to the point. Laat de consultants weten welk type project u nodig heeft en dat u op zoek bent naar voorstellen van gekwalificeerde professionals.
Bespreek de details van uw project in de volgende paragrafen. Deze details kunnen elk budget of elke deadline omvatten, op welke datum u de voorstellen wilt ontvangen, wat u graag in de voorstellen wilt opnemen en het proces dat u zult gebruiken om een consultant te selecteren.
Vermeld uw contactgegevens aan het begin van de laatste alinea. Laat de consultants weten wat de beste manier is om contact met u op te nemen en hoe u de door u gevraagde informatie wilt ontvangen, bijvoorbeeld via e-mail of e-mail. Herinner de adviseurs aan de deadline om te reageren. Vergeet niet de consultants te bedanken voor hun tijd.
