Een budget verwijst naar een geschreven document waarin wordt beschreven op welke manieren een organisatie haar geld zal toewijzen. Als hoofd van het bedrijf moet u beslissen of de budgetcontrole bij u of bij uw managers ligt. Er zijn vier toepassingen van budgettaire controle, zoals opgemerkt door Michael Armstrong in "Een handboek van managementtechnieken: een uitgebreide gids voor het bereiken van managementkwaliteit en verbeterde besluitvorming."
Planning
Het budgetdocument wordt gecreëerd via een systeem van planning. Als u het budget zelf ontwikkelt, kunt u beginnen met het budget van vorig jaar. Uw budget moet alle inkomsten die u projecteert, omvatten en hoe u het besteedt. Een deel van de planningsfase vereist het prioriteren van verschillende bedrijfsbehoeften. Misschien moet je moeilijke keuzes maken, zoals het huren van een extra persoon dit jaar en hogere energiekosten. Uw begrotingsdocument moet alle aspecten van uw planning en prioriteiten weergeven. Als u belangrijke budgetoverwegingen weglaat, kunt u tijdens het begrotingsjaar te maken krijgen met een tekort.
Meting
Zodra het budgetdocument is voltooid, zijn managers van elke afdeling verantwoordelijk voor discretionaire uitgaven, zoals benodigdheden, afdrukkosten en loonlijst, met inachtneming van hun budgettoewijzing. U hebt een financieel systeem nodig voor het bijhouden van uitgaven per regel in het budget. Het vermogen van elke manager om bij zijn budget te blijven, heeft invloed op uw winstgevendheid en financiële positie als bedrijf.
Vergelijking
Met behulp van het meetsysteem kunt u de werkelijke uitgaven vergelijken met de gebudgetteerde uitgaven door regel voor regel in het budgetdocument te klikken. U moet bepalen of er sprake is van een overschrijding, en waar in het bedrijf het voorkomt. Het kan zijn dat bepaalde afdelingen te veel uitgeven en dat hun budgettaire controle moet worden aangepast, of het kan zijn dat managers van die afdelingen gevallen van te hoge uitgaven kunnen verantwoorden door onverwachte kosten te verklaren, zoals een prijsverhogende leverancier gedurende het boekjaar.
Controle
U moet actie ondernemen nadat u hebt bestudeerd hoe elke afdeling binnen of over het toegewezen budget besteedt. Elke actie die u onderneemt om een afdeling ertoe te brengen de uitgaven te verhogen of te verlagen, komt neer op controle. In extreme omstandigheden, zoals wanneer u managers niet zover kunt krijgen dat ze hun uitgaven beperken en zich aan hun budget houden, kunt u budgetbeheersing wegnemen. Alle uitgaven die worden uitgevoerd volgens het jaarlijkse begrotingsdocument helpen een bedrijf zijn focus op strategische doelen te behouden.
