Boekhoudingsoperaties hebben recentelijk enorme veranderingen ondergaan als gevolg van de groei in boekhoudtechnologie. Accountingtechnologie stelt accountants in staat om accounts te beheren en boekhoudkundige handelingen uit te voeren met behulp van computer softwaretoepassingen. Deze softwaretoepassingen worden gewoonlijk boekhoudsoftware of software voor financieel beheer genoemd, die handig zijn om transacties te volgen, inkomsten en uitgaven te categoriseren, belastingen te berekenen, rekeningsbetalingen te vergemakkelijken, financiële rapporten te maken en investeringen te analyseren.
Soorten boekhoudsoftware
Er zijn twee soorten boekhoudsoftware beschikbaar, namelijk systemen met één ingang en systemen met dubbele invoer. Single-entry systemen of personal finance managers zijn de eenvoudigste boekhoudprogramma's die zijn ontworpen om taken zoals het bijhouden van gegevens en het schrijven van cheques te automatiseren. Dubbelwerkende systemen ondersteunen functies zoals financiële boekhouding, debiteuren en crediteuren. Sommige geavanceerde enterprise-oplossingen beschikken over multi-user-mogelijkheden en ondersteuningsfuncties voor loonlijsten, facturen, voorraad, verkoopanalyses, productie en marketing.
Automatisering
Automatisering van boekhoudprocessen is het belangrijkste voordeel van boekhoudsoftware. Met automatisering is het genereren van boekhoudingsdocumenten zoals facturen, cheques en rekeningafschriften eenvoudig geworden. Noodzakelijke financiële rapporten kunnen tijdig worden gegenereerd. Financiële gegevens worden automatisch in de respectieve financiële grootboeken of accounts geboekt, waardoor handmatige fouten worden voorkomen en consistentie en integriteit worden gewaarborgd. Medewerkers kunnen routinematige en repetitieve handmatige taken automatiseren met behulp van boekhoudsoftware. Dataopslagcapaciteit van boekhoudsoftware maakt snelle informatie-uitwisseling en betere communicatie tussen medewerkers mogelijk. Geavanceerde boekhoudsoftware-applicaties behandelen gecompliceerde problemen zoals transacties in vreemde valuta, supply chain management en logistiek management.
Verhoogde Management Efficiency
Accounting softwaretoepassingen houden het personeel gefocust en efficiënt. Snellere en efficiëntere verwerking van financiële rapporten vereenvoudigt het proces van managementbeslissing. Medewerkers kunnen omslachtige en arbeidsintensieve boekhoudprocessen automatiseren en zich richten op andere belangrijke en strategische activiteiten. Geavanceerde boekhoudsoftware, met zijn ingebouwde mechanisme, zorgt voor strikte risico- en nalevingsprocedures om aan de wettelijke normen te voldoen. Uitgebreide bedrijfsprestaties en verkooprapporten helpen het management belangrijke beslissingen te nemen over een omzetgenererende strategie.
nadelen
Voor alle boekhoudsoftware moeten gegevens handmatig worden ingevoerd. Als de gegevens niet worden gecontroleerd op juistheid en volledigheid, leiden de rapporten die door de boekhoudsoftware worden gegenereerd tot een misvatting. Veel van de boekhoudsoftware moet worden aangepast aan de bedrijfsvereisten. Het management moet werknemers specifiek trainen voor toegang tot en gebruik van de boekhoudsoftware, wat enorme kosten en tijd met zich meebrengt. Als de belastingtarieven en -regels wijzigen, moet de boekhoudsoftware voor het berekenen van belastingen dienovereenkomstig worden herschreven om fouten te voorkomen. Stroomuitval, computervirussen en hackers kunnen van invloed zijn op geautomatiseerde systemen als de juiste voorzorgs- en veiligheidsmaatregelen niet aanwezig zijn.
