Medewerkers in de boekhouding verwerken veel papierwerk en zonder een archiefsysteem kan het kantoor snel een puinhoop worden. Het is gebruikelijk dat boekhoudafdelingen veel archiefkasten hebben, inclusief vergrendelde, om de loonlijst en andere vertrouwelijke informatie te beschermen. Toegang tot financiële bestanden en gegevens moet beperkt zijn - kantoren mogen zich niet in openbare ruimtes bevinden. Het implementeren van een archiveringssysteem in het boekhoudkantoor brengt bepaalde uitdagingen met zich mee, maar het kan met succes worden gedaan en de efficiëntie van de afdeling verhogen.
Stel twee soorten bestanden in. Eén archiefkast of lade is voor dagelijkse bestanden, die meestal na het einde van het jaar worden opgeslagen. Deze bestanden bevatten het grootste deel van uw uitgaven- en inkomstenposten. Het tweede type bestanden heeft betrekking op de opslag van permanente of langetermijnitems die in de loop van de tijd moeten worden geopend. Voorbeelden hiervan zijn bestanden voor beleid en procedures, contracten, vaste activa, verzekeringspolissen en andere documentatie die na het einde van het jaar niet kunnen worden weggehaald.
Bestandsdocumentatie op type. Uitgaven worden apart ingediend van loonadministratie en andere boekhoudingsgebieden. Niet mixen en matchen. Als bepaalde transacties tot meer dan één gebied behoren, zoals uitgaven en vaste activa, maak dan kopieën van het papierwerk en leg de documentatie op beide bestanden. Uitgaven kunnen alfabetisch worden ingediend, per leveranciersnaam, terwijl vaste activabestanden kunnen worden geclassificeerd op inkoopdatums. Afhankelijk van uw bedrijf wordt de inkomstenback-up ingediend op datum van ontvangst of datum van storting om latere bankafstemmingen te vergemakkelijken.
Gebruik verschillende kleuren met uw bestanden. U kunt bijvoorbeeld al uw uitgaven in rode mappen opslaan, inkomsten in groen en contracten in gele mappen. Als u op zoek bent naar een inkomstenartikel, ga dan direct naar de groene mappen en bespaar tijd en energie. Als u een rood dossier ziet rondslingeren, kunt u het zonder problemen of vertragingen naar de juiste archiefkast verplaatsen. Kleurcoördinatie maakt archiveren eenvoudig.
Tips
-
Breng een hot-bestand tot stand waarbij u items plaatst die uw onmiddellijke aandacht vereisen en bewaar die op uw bureau.
