Voor nieuwe eigenaren van bedrijven is het beheer van computerbestanden een taak die vaak wordt uitgesteld of zelfs genegeerd. De meeste bedrijven werken echter met het opslaan, ophalen en opslaan van veel gegevens in de vorm van computerbestanden. Als dat het geval is voor uw bedrijf, heeft u een werkbare bestandsstructuur nodig, een aanpak voor bestandsnamen die gemakkelijk te begrijpen is en meer. Een krachtig proces voor creatie, opslag, organisatie en back-up helpt u uw bedrijf te schalen terwijl het groeit.
Tips
-
Computerbestandsbeheer is een krachtig creatie-, opslag-, organisatie- en back-upproces voor uw bedrijfsinformatie waarmee u uw bedrijf kunt uitbreiden naarmate het groeit.
Waarom bestandsbeheer van cruciaal belang is voor uw bedrijf
Als u een nieuw bedrijf lanceert, is het verleidelijk om bestandsbeheer over het hoofd te zien. Je hebt waarschijnlijk niet zoveel computerbestanden om te beginnen, en er zijn ongetwijfeld veel andere dringende zaken die je aandacht vragen.
Maar de tijd nemen om vanaf de start een slim bestandsbeheersysteem op te zetten, betaalt zich de komende jaren uit. Een schaalbaar, georganiseerd systeem voor bestanden groeit mee met uw bedrijf, waardoor uw bestanden veilig en goed geordend blijven, zelfs als het aantal bestanden exponentieel toeneemt.
Als alternatief stelt het uitstellen van bestandsbeheer een rommelig, onwerkbaar systeem op dat tijd en efficiëntie kost. Het kiezen van een goed systeem op dat moment zal zeer kostbaar zijn en zal doorgaans dure adviseurs en extra apparatuur inhouden.
Een bestandsbeheersysteem dat gemakkelijk te begrijpen is, eenvoudig om mee te werken en eenvoudig uit te breiden is, is een waardevol bedrijfsmiddel.
Een bestandsstructuur maken
Hoe uw bedrijf ervoor kiest om computerbestanden te organiseren, zal van invloed zijn op dagelijkse functies, projectbeheer en klantrelaties voor de komende jaren. Als u het juiste document niet snel kunt vinden en ophalen, kan uw bedrijf uiteindelijk klanten verliezen of zijn reputatie verliezen.
De beste manier om bestanden te ordenen zal van onderneming tot onderneming verschillen. Bedenk eerst hoe uw bedrijf documenten zal creëren en ermee zal werken voordat een organisatie of hiërarchische benadering wordt gekozen.
De interne bestandsstructuur kan breed en ondiep of smal en diep zijn. De eerste benadering creëert talloze mappen op het hoogste niveau en minder submappen. Dit kan ertoe leiden dat meerdere documenten in meerdere mappen worden opgeslagen. De tweede benadering nestelt meerdere mappen in bovenliggende mappen. Hybride structuren kunnen ook worden gemaakt om een balans te vinden tussen deze twee soorten hiërarchieën. Persoonlijke voorkeur en zakelijke noodzaak moeten de specifieke aanpak dicteren.
Met de toename van bestandsbeheerservices die helpen om bestanden gemakkelijker te vinden door te zoeken, hebben sommige mensen en bedrijven helemaal geen bestandsmappen meer opgegeven en dumpen al hun documenten in één hoofdmap. Dit is niet raadzaam. Elk bedrijf zal binnen een jaar meer documenten maken dan gemakkelijk door een dergelijke platte structuur kan worden beheerd. Het is belangrijk om een soort organisatiestructuur voor bestanden te maken waarmee u uw bestanden kunt indelen, waardoor ze gemakkelijker te vinden zijn.
Welk systeem u ook kiest om te implementeren, moet gemakkelijk te gebruiken, veilig en betrouwbaar zijn. Denk na over wie deze bestanden gaat maken en ermee werken, en bedenk vervolgens hoe hun werkbehoeften beter kunnen worden ingevuld met een bestandsstructuur.
Een ander belangrijk aspect van gebruiksgemak is toegankelijkheid. Als uw primaire documentwerkers documenten op mobiele apparaten moeten openen, is het belangrijk om na te denken over hoe deze documenten op die apparaten worden vermeld, geopend en bewerkt op het moment dat u een beleid voor bestandsbeheer opstelt. Bovendien wilt u een aanpak voor bestandsbeheer gebruiken die ervoor zorgt dat bestanden op alle apparaten gesynchroniseerd blijven.
Voeg tot slot bestandsback-upschema's toe aan uw bestandsbeheersysteem. Idealiter moet u meerdere back-upkopieën van uw bestanden maken. Die back-ups moeten op verschillende computers worden opgeslagen, waarvan er tenminste één niet op uw werkplek is. Zorg ervoor dat u aangeeft wie back-ups maakt, hoe vaak en met welke technologie in uw computerbeheersysteem.
De benodigde computerbestanden vinden
Naamgevingsconventies en bestandsstructuur moeten helpen om het juiste document snel te vinden en op te halen wanneer dat nodig is. Bestandsnamen die willekeurige reeksen alfanumerieke tekens bevatten, of zelfs conventies zoals 'DATUM + NAAM KLANT' kunnen verwarrend zijn en het ophalen bemoeilijken.
Bestandsnamen moeten logisch zijn voor alle gebruikers en gemakkelijk het type, het doel en de basisinhoud van elk bestand identificeren.
In aanvulling op een consistente bestandsnaamconventie, kunt u overwegen om een bestandbeheersysteem toe te voegen. Dit is een soort computertoepassing die helpt bij het opslaan en organiseren van bestanden. Het kan functies bieden waarmee eigenaars en volgende gebruikers kunnen worden gevolgd, de datum waarop ze zijn gemaakt en de laatste wijziging en andere gegevens die u kunnen helpen bij het werken met en onderhouden van uw bestanden.
Bestandsbeheerdiensten zoals Dropbox en Google Drive kunnen u helpen door een meer zoek-vriendelijke lay-out en interface te bieden. In plaats van ingewikkelde bestandsstructuren of naamgevingsconventies te onthouden, kunt u eenvoudig zoeken naar wat u nodig hebt.
Het beleid van uw bedrijf op schrift stellen
Nadat de structuur en naamgevingsconventies zijn vastgesteld, maakt u een conceptdocument voor uw bedrijf waarin alle specificaties voor het werken met computerbestanden die u hebt geselecteerd, worden beschreven. Zelfs als u uw enige werknemer bent, is dat misschien niet altijd het geval. Een formeel document waarin het beleid voor het beheer van computerbestanden wordt beschreven, zal helpen als u in de toekomst werknemers uitbreidt en inhuurt. Het helpt ook uw bedrijf een consistente aanpak voor bestandsbeheer te behouden en de veiligheid van uw waardevolle bestanden te waarborgen.
