In de wereld van vandaag kunt u op verschillende manieren professioneel communiceren. Het is belangrijk om de regels van goede zakelijke correspondentie voor brieven, e-mails en wenskaarten te kennen. Kleine fouten kunnen het verschil maken tussen de persoon die uw correspondentie ontvangt indruk maken en hem beledigen. Het is ook handig om te weten wanneer een e-mail volstaat ten opzichte van een getypte brief of handgeschreven notitie.
Traditionele brieven
Print traditionele letters op briefhoofdpapier met een zwaardere of getextureerde papiersoort. Het briefhoofd moet de naam, het adres, het telefoonnummer en het e-mailadres van de afzender bevatten. Als briefhoofd niet beschikbaar is of als de brief persoonlijk is, moet de juiste titel voor de persoon of personen die de brief verzenden, in de linkerbovenhoek worden weergegeven. Als u en uw echtgenoot bijvoorbeeld een klachtbrief sturen naar een bedrijf, neemt u het volgende op:
De heer en mevrouw John A. Doe 123 Main St. Anywhere, VS 555-555-5555 [email protected]
Noteer vervolgens de ontvanger van uw correspondentie en het adres aan de linkerkant. De naam en het adres moeten formeel zijn, inclusief zijn titels en benamingen.
De datum komt vervolgens in de spelt-indeling, bijvoorbeeld: 23 juni 2010. Voeg onder de datum een regel toe die verwijst naar het onderwerp van de brief, met behulp van het formulier "RE: (verwijzing)."
De begroeting is de volgende en moet uw relatie met het feest weerspiegelen. Als je op voornaam staat, begroet haar dan met 'Geachte' en vermeld haar voornaam. Als de brief naar een afdeling of een onbekende ontvanger gaat, gebruik dan "Geachte heren" of "Geachte heer of mevrouw:" of zelfs "Aan wie het kan schelen."
Alle zakelijke brieven moeten formeel worden gesloten. De beste keuze voor een professioneel einde is eenvoudig 'oprecht' of 'beste groeten'. Vermijd strokenuiteinden.
Handgeschreven notities
Een handgeschreven notitie is geschikt in veel zakelijke situaties, zoals bedankjes, gefeliciteerd met prestaties zoals afstudeerders, geboortes, promoties en condoleances.
De envelop moet de formele naam en het adres van de ontvanger bevatten. Uw retouradres moet op de achterkant van de envelop staan, maar het kan in de linkerbovenhoek van de voorkant gaan.
De kaart moet een bekende begroeting bevatten op basis van uw relatie. Als u op voornaam werkt, gebruikt u de voornaam. Zo niet, kies dan een respectvolle groet die bij het sentiment past.
Houd de body van de notitie kort en schrijf of print netjes in blauwe of zwarte inkt. Als je geen fatsoenlijk handschrift hebt, zoek dan iemand die dat wel doet.
Ga ter zake. Als je bedankt zegt, kies dan een zin of twee die de ontvanger eraan herinnert waarvoor je haar bedankt, maar niet te gedetailleerd wordt. Als u iemand feliciteert, vermeld dan voor en, indien van toepassing, hoe u de informatie hebt ontvangen. Als de betrokkenheid van een klant bijvoorbeeld in de krant staat, knip de aankondiging dan af en voeg deze toe aan de kaart of vermeld deze in uw notitie.
Beëindig de notitie met "Oprechtheid". Onderteken de brief met uw formele naam en titel als u minder bekend bent met de ontvanger. Als u meer bekend bent, is uw voornaam geschikt.
Email presenteert een nieuw onderwerp van discussie voor zakelijke communicatiemogelijkheden. De eerste regel is om te weten dat uw ontvanger e-mailcorrespondentie accepteert of liever heeft.
Presenteer een respectabel e-mailprofiel. Uw adres en de onderwerpregel moeten identificeerbaar zijn en uw zakelijke of professionele status weergeven. Als u bijvoorbeeld e-mail naar clients verzendt, moet dit '[email protected]' zijn in plaats van '[email protected]'.
Er is geen binnenadres nodig zoals bij traditionele brieven, dus begin met de begroeting, die uw relatie met de ontvanger moet weerspiegelen en zo formeel mogelijk moet zijn. Een veel voorkomende fout bij zakelijke e-mail is het ontbreken van een eenvoudige begroeting, die de ontvanger vertelt dat de e-mail voor hem bestemd is.
Gebruik geen e-mail om een zakelijk probleem op te lossen dat in persoon moet worden afgehandeld. Vermijd e-mailconfrontaties en onthoud dat e-mails voor altijd op harde schijven en servers leven en voor de rechtbank kunnen worden gebruikt.
Loop niet in zakelijke e-mails. Als u veel details moet toevoegen, maak dan een document voor hen en voeg het toe in plaats van ze in de body van de e-mail te plaatsen.
Vermijd emoticons, computertaal, uitroeptekens of vraagtekens meer dan eens, en caps lock. Als u twijfelt over de inhoud of het formaat, probeer het dan op briefhoofdpapier te printen en de professionaliteit ervan te evalueren. Als het niet professioneel lijkt op papier, is het niet professioneel in een e-mail.
Maak de afsluitende professional met "Thank You" of "Oprechtheid". Uw bedrijfs- en contactgegevens moeten in uw e-mailhandtekening worden vermeld. Een gescande of anderszins elektronisch opgemaakte handtekening is acceptabel. Als u gewoonlijk een aanhalingsteken, slogan of andere informatie gebruikt, evalueer dan hoe geschikt het is voor bedrijfssituaties.
