Een aanmaningsbrief voor verzuim is een formele stap die kan leiden tot beëindiging, degradatie of een verkorting van de werkuren. De brief geeft aan dat het management zich ernstige zorgen maakt over de betrokkenheid van de werknemer bij het werk of het vermogen om verantwoordelijk te handelen. Het typen van de brief op briefpapier van een bedrijf en het afleveren van de brief in een verzegelde envelop voegt impact toe. Het doel is om de werknemer te dwingen zich te realiseren dat zijn aanwezigheidsrecord moet verbeteren.
Bekijk uw aantekeningen om te bevestigen dat de werknemer mondelinge verwijten heeft ontvangen voor verzuim. Noteer de datum van de verbale berisping en de reactie van de werknemer. Let op als de werknemer beloofde het probleem te corrigeren maar dit niet deed.
Weiger de werknemer in de eerste alinea van de brief. Informeer de werknemer dat de brief dient als een formele berisping voor verzuim, en dat verdere corrigerende maatregelen mogelijk zijn als de situatie voortduurt.
Detail van het verzuim in de tweede paragraaf. Gebruik tijdschema's of records verstrekt door personeelszaken om de dagen te noteren die de werknemer gemist heeft met verontschuldigde of ongebruikte afwezigheden. Vertel de werknemer waarom frequente afwezigheid slecht is voor de werknemer en het bedrijf. Leg uit dat chronisch verzuim de medewerkers van de werknemer het vertrouwen in de werknemer doet verliezen, of het bedrijf geld kost vanwege verloren productie.
Sluit de brief door toe te lichten wat de werknemer moet doen om weer op het goede spoor te komen. Leg bijvoorbeeld uit dat voor de komende zes maanden de werknemer vooraf schriftelijk dagen moet aanvragen. Merk ook op dat de werknemer een ziekteaankondiging voor afwezigheden moet verstrekken. Vertel de werknemer dat het niet naleven van de regels kan leiden tot meer disciplinaire correctie, tot en met beëindiging. In de laatste alinea verwijst de werknemer naar counselingprogramma's als terugkerende persoonlijke of familieproblemen de reden zijn voor het verzuim.
