De zakenwereld zit vol met lange, saaie, kruipende vergaderingen. Als je ontmoeting gericht en to the point is, zal iedereen die aanwezig is het op prijs stellen. Of het nu gaat om een wekelijkse personeelsvergadering of een industriële conferentie, planning en voorbereiding kunnen het verschil maken tussen een productieve sessie of een saaie paar uurtjes.
Een doel hebben
De vergadering zal sneller gaan en meer gericht zijn als je een reden hebt om hem vast te houden. Zelfs als het een normale wekelijkse vergadering is, zal het productiever zijn als je een specifiek doel hebt. Stel een agenda op met informatie over de onderwerpen die u wilt behandelen. Blijf bij de agenda: als iemand een niet-gerelateerd onderwerp naar voren brengt, zeg hem dan om erover te praten nadat de vergadering voorbij is.
Selectief uitnodigen
Nodig geen mensen uit die daar niet nodig zijn. Als alles wat je van iemand nodig hebt een update is van haar nieuwste project, kun je dat in een e-mail krijgen. Door de vergadering op een redelijk formaat te houden, blijven de zaken overzichtelijker en gerichter. Het maakt ook meer mensen vrij om productief werk te doen.
Bereid uw deelnemers voor
Stuur uw agenda vóór de vergadering, zodat iedereen weet wat te verwachten. Als u de vergadering oproept om een recente ontwikkeling aan te pakken - een wetswijziging, een vertraging van het project - neemt u de achtergrondinformatie op de agenda op. Op die manier is iedereen op de hoogte en hebt u meer tijd tijdens de vergadering om de ontwikkeling aan te pakken.
Vind de juiste ruimte
Zoek een ruimte die groot genoeg is zodat iedereen die aanwezig is, comfortabel kan zitten. Mensen inkrimpen of op stoelen jagen, leidt af, is oncomfortabel en zorgt ervoor dat je er niet op voorbereid bent. Controleer of de kamer over alle apparatuur beschikt die u nodig hebt en of deze in goede staat verkeert. Dit is vooral belangrijk als de vergadering een diavoorstelling-presentatie bevat of als iemand per telefoon of videoconferentie aanwezig zal zijn.
Stuur de vergadering
Agenda's zijn geen magie. Veel vergaderingen beginnen met een doelpunt, waarna de deelnemers op raaklijnen afstevenen. Als je host, moet je het schip weer op koers zetten. Als uw gasten klanten of het hogere management omvatten, moet u dit met een delicate aanraking doen, maar het moet wel gebeuren. Beëindig de vergadering op het geplande tijdstip.
Help mensen ontspannen
Je wilt niet zo'n strakke vergadering houden dat iedereen het gevoel heeft dat ze in het bootkamp zitten. Zorg voor een voorraad snacks en non-alcoholische dranken. Sta enige tijd aan het begin toe voor praatjes, omdat mensen natuurlijk graag met elkaar in contact komen. Laat het gewoon niet op het punt doorlopen dat het het bedrijf vertraagt.
