Een grootboek is het formele grootboek van een bedrijf waarin alle financiële rekeningen worden bijgehouden. Deze transacties vinden plaats gedurende een specifieke verslagperiode en worden gebruikt bij het opstellen van de jaarrekening van de onderneming.
Input bestanden en documenten
Brondocumenten voor grootboeken kunnen papieren documenten of elektronische bestanden zijn. Ze worden gebruikt bij het opstellen van een grootboek en omvatten verkoopbrieven, facturen, tijdkaarten en soortgelijke documenten. Ongeacht de vorm, de records zijn van cruciaal belang voor het opstellen van een grootboek en moeten worden bijgehouden. Controleurs zullen beide soorten documenten onderzoeken om er zeker van te zijn dat het grootboek juist is. Documenten voor activa, verplichtingen, inkomsten en uitgaven zijn allemaal opgenomen in een grootboek.
Activadocumenten en bestanden
Een asset is iets van waarde. Het kan ofwel tastbaar zijn, zoals een fabriek of inventaris, of immaterieel, zoals goodwill. Vlottende activa, zoals voorraad, contanten en debiteuren zijn belangrijk voor de dagelijkse werking van het bedrijf. De verkoopbrieven, bankrekeningen en debiteurenoverzichten zijn documenten die nodig zijn voor het grootboek.
Aansprakelijkheid Documenten en bestanden
Verplichtingen zijn de financiële verplichtingen van het bedrijf, die zijn schulden zijn. Kortlopende schulden zijn verschuldigd binnen het huidige fiscale jaar. Ze omvatten zaken als lonen, crediteuren en nutsbedrijven. Een langlopende verplichting is een verplichting die over meer dan een jaar verschuldigd is. Als een bedrijf een gebouw koopt waarvoor het in vijftien jaar betaalt, is alleen de betaling van het huidige jaar een lopende verplichting. Het saldo is een langetermijnaansprakelijkheid.
Inkomstendocumenten en bestanden
Inkomstendocumenten vertegenwoordigen de inkomsten van een bedrijf. Een andere term voor inkomsten is inkomen. Als de opbrengst afkomstig is uit het uitvoeren van een service of het leveren van een goed, wordt deze opgenomen in het grootboek. Deze inkomstenbron wordt beschouwd als bedrijfsopbrengst. Als de bron van inkomsten niet de primaire activiteit van het bedrijf was, zoals het verdienen van rente op een bankrekening, wordt dit beschouwd als niet-operationele opbrengst. Wat de bron ook is, inkomsten kunnen contant of een transactie zijn.
Spaar documenten en bestanden uit
Uitgaven zijn de kosten van zakendoen. Uitgaven worden vergeleken met de inkomsten van een bedrijf. Als de kosten verband houden met de hoofdonderneming van het bedrijf, zijn het operationele kosten. Als het niet is gekoppeld aan de hoofdactiviteit, zijn het niet-operationele kosten. Net als bij de inkomsten kan een uitgave een contante uitgave of een baten-last zijn.
