Op veel scholen maken leraren hun intenties voor het volgende academische jaar bekend door het indienen van een intentieverklaring. In deze brief vertellen elementaire leraren of ze van plan zijn terug te keren naar de school en vragen te doen met betrekking tot hun baan voor het volgende schooljaar. Om ervoor te zorgen dat deze brieven de nodige informatie effectief communiceren, moeten ze deze correspondentie zorgvuldig formatteren.
Contactgegevens
Aan de top van intentieverklaringen moeten elementaire leraren hun contactgegevens opnemen, te beginnen met hun namen en hun adressen opnemen. Dit gedeelte met informatie moet links uitgelijnd zijn en helemaal boven aan de brief staan. Dit maakt gemakkelijke sortering van brieven mogelijk door personeelsfunctionarissen.
Adres van de ontvanger
Direct onder hun contactinformatie moeten elementaire docenten de naam en het adres vermelden van de personen aan wie zij deze brieven verzenden. Deze informatie moet de volledige naam van de persoon bevatten, evenals de titel en zijn werkadres. Dit moet ook links uitgelijnd zijn.
Datum
De datum moet direct onder het adres van de ontvanger gaan en dienen als een soortstempel, met vermelding van de datum waarop u de brief hebt verzonden. Dit is een bijzonder belangrijke lettercomponent, omdat leraren in veel scholen een beperkt venster hebben om hun intentiebrieven in te dienen.
Begroeting
De brief zou moeten beginnen, zoals bijna alle letters, met een aanhef. Deze aanhef dient formeel van aard te zijn, zelfs als de leraar openhartig is tegenover de persoon die de brief ontvangt. De aanhef moet eindigen met een dubbele punt.
Onderwerplijn
Direct onder de aanhef moet de leraar een onderwerpregel opnemen die begint met "Onderwerp:" gevolgd door de termen "intentieverklaring" of een andere uitdrukking die aangeeft voor welk jaar zij hun bedoelingen geven, zoals "Intentie voor school 2011-2012 jaar."
Letter Body
De lettertekst moet geen inspringing bevatten maar bestaat uit alinea's die volledig links uitgelijnd zijn. Het dient duidelijk de intentie van de docent te schetsen, evenals eventuele verzoeken die ze heeft met betrekking tot haar klasopdracht in het volgende jaar.
Sluiting
De brief moet worden afgesloten met de juiste bedrijfsnaam "Met vriendelijke groet", of een vergelijkbaar einde. De handtekening van de afzender moet volgen en hieronder moet hij zijn naam typen.
