Een intentieverklaring om te leasen is een samenvatting van de voorwaarden die aanvaardbaar zijn voor de verhuurder en de huurder die op zoek zijn naar een huurovereenkomst voor commerciële ruimte. Het kan door beide partijen worden voorbereid, maar vaak schrijft de huurder de brief nadat hij verschillende opties op de markt heeft onderzocht en de beslissing heeft genomen om zich op één ruimte te concentreren. De LOI signalen naar de verhuurder dat de huurder wil gaan naar een formele overeenkomst. Bij ondertekening door beide partijen vraagt de verhuurder zijn advocaat doorgaans om de LOI om te zetten in een alomvattend, bindend leasedocument dat de LOI effectief vervangt.
Stap één: de informatie organiseren
Verzamel alle informatie die al tussen de partijen is gepasseerd. De verhuurder heeft bijvoorbeeld de kandidaat-huurder mogelijk een voorstel voor de ruimte gedaan en plattegronden, foto's en zelfs een voorbeeldlease-document verstrekt. De huurder heeft mogelijk ook informatie verzameld over het gebouw uit verschillende bronnen, waaronder makelaars, online gegevensbronnen en persoonlijke inspectie. Hoe meer moeite de huurder doet om een LOI te creëren die nauwkeurig de details van de ruimte en de zakelijke voorwaarden weerspiegelt, hoe sneller een wederzijds akkoord wordt bereikt. Een meer accurate LOI vertaalt zich meestal ook in minder tijd besteed aan het corrigeren van fouten en misverstanden wanneer de definitieve lease wordt voorbereid, wat bijna altijd wordt uitgevoerd door advocaten die elk uur worden betaald.
Stap twee: verzamel de problemen om te adresseren
Maak een lijst van alle problemen die in de LOI worden behandeld. Typische zaken die verduidelijking in de LOI vereisen, zijn onder meer:
-
Het pand
- de ruimte die wordt verhuurd, met inbegrip van interne en externe ruimten zoals trottoirs of laadperrons en parkeerrechten
Looptijd van de huurovereenkomst Basishuur
Escalaties in huur gedurende de looptijd van de voorgestelde huurovereenkomst, genaamd huurherziening
Verantwoordelijkheid voor operationele kosten zoals nutsvoorzieningen, onroerendgoedbelasting en ongevallenverzekering
Renovaties - wie betaalt voor het bruikbaar maken van de ruimte voor het doel van de huurder, plus een tijdlijn
Toegestaan gebruik van de ruimte.
Veel huurders hebben gespecialiseerde zaken zoals bewegwijzering, openingstijden, beveiliging en beperkte toegang. Al deze kwesties moeten worden geïdentificeerd en voldoende worden toegelicht door de huurder in de LOI.
Stap drie: maak een sjabloon om een definitieve draft op te maken
Overweeg een sjabloon te gebruiken om de definitieve versie van de LOI voor te bereiden. De makelaar of leasingagent die u helpt, heeft mogelijk een sjabloonbrief of u kunt er misschien een online vinden. De verhuurder kan ook in deze stap een hulpbron zijn door een standaardversie van de lease aan te bieden. Als u weet dat de lease uiteindelijk alle overeengekomen punten bevat, kan de huurder de inhoudsopgave van de lease gebruiken als startpunt voor de LOI. Sommige ervaren huurders, zoals een nationaal ketenrestaurant, zullen een zeer gedetailleerd document hebben dat ze gedurende jaren van gebruik hebben aangescherpt.
Stap vier: schrijf een eenvoudige intentieverklaring om te leasen
Bepaal zorgvuldig uw voorstel met betrekking tot elk probleem. Als een voorbeeld, onder de titel Huurtermijn, kan de huurder aangeven dat hij "het pand voor een aaneengesloten periode van 60 maanden wil leasen, beginnend op 1 juni 2015 en eindigt op 31 mei 2020." Het gebruik van een specifieke taal maakt alles mogelijk lezers van het document om het aanbod van de huurder te begrijpen en te interpreteren. Af en toe verwijst de LOI naar een gedetailleerde tentoonstelling die aan het einde van de brief verschijnt; een plattegrond of een jaar-op-jaar verhuurschema.
Stap vijf: maak een conclusie
Sluit af met een korte alinea waarin wordt uitgelegd dat de uitdrukkelijke uitdrukkingen intentie zijn maar niet bindend voor de partijen. Dit punt staat centraal - wat je hier doet is verloven, niet trouwen. Als u niet tevreden bent met iets dat in het lease-document is geschreven, of als de verhuurder uw voorwaarden niet accepteert, kunt u zich altijd terugtrekken uit de deal.
De slotparagraaf kan ook een tijdslimiet bevatten voor een overeenkomst waarbij de verhuurder wordt verplicht op een bepaalde datum een of andere reactie uit te brengen. Het antwoord kan de vorm aannemen van een ondertekend exemplaar van de brief, of alleen een telefoontje om de problemen te bespreken. Zorg er ten slotte voor dat u de letter of intent ondertekent om een ruimte te huren of te leasen en uw naam en titel toe te voegen. Geef een handtekeningregel voor de verhuurder, zodat hij uw aanbod kan accepteren.
