Als u een spreker, consultant of docent bent, zijn seminars misschien uw zaak. Als u een andere bedrijfseigenaar bent, kunnen seminars een van de beste methoden zijn om uw bedrijf te promoten. Wat uw redenen ook zijn om een seminar te organiseren, dezelfde basisstappen moeten worden gevolgd om een evenement te creëren dat soepel verloopt en indruk maakt op uw deelnemers.
Kies je onderwerp. Als u een consultant of spreker bent, is het waarschijnlijk dat u bent gevraagd om met een groep over een bepaald onderwerp te praten. Als u een bedrijfseigenaar bent die een seminar organiseert om uw bedrijf te promoten, moet u een onderwerp selecteren dat uw doelgroep aanspreekt. Een advocaat kan bijvoorbeeld een gratis seminar voor het publiek organiseren over vermogensplanning.
Selecteer uw locatie. Probeer het aantal deelnemers te schatten en kies een locatie met voldoende ruimte voor iedereen om comfortabel te zitten. Je moet ook rekening houden met de prijs bij het selecteren van een locatie. Sommige locaties kunnen kamerhuurkosten van enkele honderden of zelfs duizenden dollars hebben, terwijl andere locaties veel redelijker zijn. Hotels hebben vaak feestzalen waar bedrijven vaak conventies houden, dus dat kan een goede plek zijn om te beginnen bij het zoeken naar een locatie.
Maak en mail uitnodigingen. Afhankelijk van de grootte en formaliteit van uw evenement, kunnen uw uitnodigingen variëren van een eenvoudig document gemaakt in Microsoft Word tot een fraai ontwerp gemaakt door een professionele ontwerper. Mail uw uitnodigingen enkele weken van tevoren om deelnemers de tijd te geven om deel te nemen. Stuur de uitnodigingen niet van tevoren zo ver van tevoren dat ze misschien vergeten zijn voordat de daadwerkelijke studiedatum aankomt. U kunt uw uitnodigingen ook e-mailen, maar houd er rekening mee dat ze in de spammappen van meerdere ontvangers terecht kunnen komen.
Bepaal of u lunch of lichte versnaperingen aanbiedt. Als uw seminar enkele uren duurt, is het een goed idee om lichte versnaperingen beschikbaar te hebben. Als uw seminar vroeg in de ochtend begint of over de lunchpauze loopt, wordt het aanbieden van een lunch aanbevolen. Sommige locaties vereisen dat u gebruikmaakt van de diensten van hun eigen cateraar wanneer u een evenement organiseert in de faciliteit. Zorg ervoor dat u de regels van uw contract kent voordat u drankjes bestelt.
Maak uw presentatiemateriaal. Maak kopieën van hand-outs of laat ze afdrukken op een professionele printer. U zult waarschijnlijk een PowerPoint-presentatie willen maken, zodat u een visuele referentie hebt wanneer u of uw spreker materiaal presenteert. U kunt eenvoudig een hand-out voor uw deelnemers maken door "hand-outs" onder afdrukopties te selecteren. Zorg ervoor dat je drie per pagina selecteert, en je deelnemers kunnen direct aantekeningen maken op hun hand-outs.
Een paar dagen voor het evenement finaliseert u uw aantal deelnemers op basis van uw RSVP's. Als u kiest, kunt u andere mensen bellen die u heeft uitgenodigd om hen aan uw evenement te herinneren en hen nog een laatste kans te geven zich te registreren. Laat een bericht achter voor iedereen die u niet bereikt, indien mogelijk, en instrueer hen om u zo snel mogelijk te bellen als ze van plan zijn om deel te nemen.
Maak een inlogvel en naamplaatjes. Het is prettig voor deelnemers aan een seminar om andere mensen te ontmoeten en meteen hun naam te zien en waar ze vandaan komen. Het elimineert enkele van de ongemakkelijke gevoelens die mensen hebben wanneer ze zich aan nieuwe mensen voorstellen. Een aanmeldingsformulier is handig als u van plan bent om elk type van permanente-onderwijskredieten aan te bieden aan uw deelnemers, of als u eenvoudigweg contact wilt houden met uw deelnemers na het seminar. U kunt vragen naar hun namen, adressen, telefoonnummers en e-mailadressen. Het is verstandig om een box aan te bieden die ze kunnen controleren als ze geen verdere communicatie van u willen ontvangen.
Maak pakketten voor elke tabelinstelling. Misschien wilt u brochures en ander promotiemateriaal over uw bedrijf opnemen. U wilt ook iets bieden voor uw deelnemers om op te schrijven en een pen waarmee ze kunnen schrijven. Als u deze items niet hebt met uw bedrijfslogo aan, kan de locatie waar u uw evenement organiseert, voorzien zijn van pennen en pads die ze graag aanbieden.
Bevestig enkele dagen voorafgaand aan uw evenement details met uw contactpersoon bij u op locatie. Je moet ook een definitieve telling van je hoofd bij je cateraar bevestigen als je eten hebt. Laat uw cateraar weten of u ze nodig hebt voor het leveren van papieren producten, zoals borden, servetten of kopjes. Maak eventuele betalingsafspraken. Sommige locaties en traiteurs vereisen een voorafbetaling, terwijl anderen graag de dag van uw evenement verzamelen.
Stel uw locatie in op de dag vóór of de ochtend van uw evenement. U moet er zeker van zijn dat uw zaalpersoneel de kamer op de door u gewenste manier heeft ingericht. U wilt ook uw pakketten en ander materiaal op elke plaats plaatsen voordat uw gasten arriveren. Loop door de kamer en zorg ervoor dat iedereen een duidelijk zicht op u of uw spreker aan de voorkant van de kamer heeft.
Plan voor uzelf of een vertegenwoordiger van uw bedrijf om aanwezig te zijn wanneer de eerste gasten de dag van uw evenement beginnen te arriveren. U wilt mensen begroeten en hen naar het aanmeldingsformulier, de locatie van de toiletten en de drankjes verwijzen.
Tips
-
Probeer zo georganiseerd mogelijk te blijven wanneer u uw seminar plant. Kleine details kunnen je overweldigen, en hoe meer georganiseerd je leidt naar het evenement, hoe soepeler het wordt op de grote dag.
Waarschuwing
Je hebt altijd een aantal deelnemers die een plaats op je seminar hebben gereserveerd die niet opdagen op de dag van het evenement. Noodsituaties ontstaan of er doen zich andere problemen voor die sommige mensen beletten om daadwerkelijk te komen. Laat het je niet lastig vallen. De kans is groot dat er op het laatste moment een of twee mensen opduiken die vragen of ze nog steeds aanwezig kunnen zijn.
