Een voorstel is een verkooppraatje dat bedoeld is om uw lezer te overtuigen iets te doen of, in sommige gevallen, om u te selecteren om iets te doen. U kunt worden uitgenodigd om een voorstel voor een functie of project in te dienen, en in de verzoekaanvraag wordt hoogstwaarschijnlijk aangegeven of de ontvanger wil dat u een samenvatting toevoegt. Als dat zo is, moet u een kort overzicht van uw voorstel schrijven - meestal niet meer dan een paar pagina's - waarin u de hoogtepunten ervan vastlegt. Uw lezer hoeft niet door de details van uw volledige rapport te waden om te vinden wat hij nodig heeft om een beslissing te nemen.
Wanneer te schrijven
Er bestaan twee stromingen over de vraag of u uw samenvatting moet schrijven vóór of nadat u het voorstel zelf hebt gemaakt. Als u het daarna doet, kunt u gemakkelijker een samenvatting maken, omdat u de bestaande delen van uw voorstel heeft om u te begeleiden.Zorg ervoor dat u de informatie van uw voorstel niet woordelijk in uw samenvatting parroteert als u deze als laatste schrijft. Als u een brainstorm meemaakt, moet u ervoor zorgen dat u teruggaat en ook de nieuwe informatie aan uw voorstel toevoegt. Als u eerst de samenvatting schrijft, kunt u ideeën voor uw voorstel formuleren, maar u zult waarschijnlijk terug moeten gaan en het moeten aanpassen nadat u het langere, uitgebreidere document hebt geschreven.
Wat op te nemen
Identificeer het probleem dat u het eerst aanpakt. Als je een idee pikt, leg dan uit waarom het zo geweldig is. Als het je doel is om geselecteerd te worden voor een baan, vertel je lezer dan waarom je de beste keuze bent. Schrijf niet elk detail van uw inloggegevens op - ze verschijnen in uw voorstel zelf. Maar als je ergens langs de lijn een belangrijke prijs hebt gewonnen, kun je een zin gebruiken om dit direct bij de lezer onder de aandacht te brengen, voordat hij bij het voorstel komt. Afhankelijk van de aard van je voorstel, wil je misschien ook een overzicht geven van onderzoek dat je hebt gedaan en hoe je van plan bent om je doel te bereiken. Als u om geld vraagt, hangt het vermelden in uw samenvatting ervan af of de ontvanger hierom heeft gevraagd in de offerteaanvraag. Zo niet, bewaar de stuivers en dubbeltjes voor het voorstel en sluit uw samenvatting af met een beleefde maar assertieve verklaring waarin uw lezer wordt aangespoord om u of uw idee te kiezen.
Hoe het te structureren
De hoogtepunten die u in uw samenvatting opneemt, moeten in dezelfde volgorde worden weergegeven als in uw voorstel. Als uw lezer meer wil weten dan de korte informatie die u in uw samenvatting opneemt, geeft dit hem enige aanwijzingen over waar in uw voorstel hij kan vinden wat hij nodig heeft. Het doel van uw samenvatting is om het lezen en verwerken van al deze informatie voor hem zo eenvoudig mogelijk te maken. Als u een RFP hebt ontvangen, is het mogelijk dat u wordt gevraagd om alleen bepaalde informatie in uw samenvatting toe te lichten en te structureren. In dit geval verplichten en volg de aanwijzingen.
Schrijftips
Idealiter heb je de schrijfvaardigheid van een Pulitzer Prize-winnaar, maar als dat niet het geval is, wil je misschien de hulp van iemand anders inschakelen om de samenvatting daadwerkelijk te schrijven nadat je deze hebt geblokkeerd. Als dat geen optie is, concentreer je dan op het maken van je eerste alinea - en met name je eerste zin - hoe beter die kan zijn. Je wilt je publiek meteen vasthaken; je wilt niet dat je lezer geeuwt en zich afvraagt of hij wil gaan lunchen of door wil lezen naar de tweede alinea. Begin niet met het toveren van je eigen hoorn. Richt u in plaats daarvan op waarom uw idee of oplossing - niet noodzakelijk u of uw bedrijf - perfect is voor het werk of de situatie. Je lezer zal willen weten wat je voor hem kunt doen, niet wat je voor de rest van de wereld hebt gedaan, althans niet in je samenvatting. Je kunt hem vertellen wat je voor de rest van de wereld hebt gedaan in je voorstel.
