Om een efficiënt bedrijf te runnen, is het van essentieel belang om het papierwerk bij te houden. Contracten. Voorstellen. Facturen. Bills. Licenties. Zelfs in de 21e eeuw, wanneer het meeste papierwerk digitaal is, is bestandsbeheer nog steeds noodzakelijk om uw administratieve activiteiten soepel te laten verlopen. Veel van de principes van bedrijfsdocumentbeheer blijven hetzelfde, ongeacht of uw digitaal archiveringssysteem op uw laptop of in de cloud is.
Bestandsbeheer Principes
De fundamentele wet van goed bestandsbeheer is dat het systeem het voor u gemakkelijker moet maken om documenten te vinden. Als dat niet zo is, heeft het geen zin.
Een goed documentarchiveringssysteem, of het nu is gebaseerd op een stalen kast of op een wolk, moet archiveren minder vervelend en moeilijk maken; u hoeft geen aantal minuten te besteden om uit te zoeken welk bestand het verkooprapport van deze maand bevat. Het moet ook gemakkelijk zijn om de gewenste informatie op te halen. Goede archivering is niet afhankelijk van mensen: als uw administratieve assistent of IT-persoon stopt, moet hun vervanging in staat zijn om het systeem te achterhalen. Bestandscategorieën moeten duidelijk en gemakkelijk te identificeren zijn. Het systeem moet het eenvoudig maken om inactieve records te identificeren en te zuiveren.
Flexibiliteit is ook belangrijk, vooral met software. Een documentarchiveringsysteem dat uw bedrijf opslaat in een enkele leverancier of een specifiek computerplatform, kan op de weg een probleem blijken te zijn.
Het systeem moet ook groei aankunnen. Bestanden accumuleren onvermijdelijk naarmate uw bedrijf groeit, voegt nieuwe klanten toe en breidt het personeel uit. Een goed systeem kan meer gegevens en documentopslag verwerken dan u denkt nodig te hebben.
Voordelen van bestandsbeheer
Goed bedrijfsdocumentbeheer kan concrete voordelen voor uw bedrijf opleveren. Snellere archivering en retrieval bespaart tijd en maakt medewerkers efficiënter en productiever. Als een systeem onjuiste bestanden vermindert, kan dat veel tijd en problemen besparen. Dit is met name het geval als u naar de rechtbank gaat of een audit ondergaat: als u geen belangrijke documenten bij de hand heeft, kan dit tot een ongelukkig resultaat leiden.
Een efficiënt, goed doordacht systeem vermindert het aantal keren dat u opslagapparatuur moet aanschaffen en de hoeveelheid ruimte die u nodig hebt om het op te slaan. Het maakt het ook gemakkelijker om nieuw personeel op te leiden om te archiveren.
Digitaal en hard copy
Het gebruik van een digitaal bestandsbeheersysteem heeft aanzienlijke voordelen. Digitaal archiveren maakt het mogelijk om naar documenten te zoeken op basis van trefwoorden, waardoor u het papierwerk dat u nodig heeft sneller kunt leveren. Een goed systeem heeft nog andere voordelen:
- Het kan verschillende soorten documenten opslaan, zoals tekstverwerkingsbestanden, e-mails en pdf's.
- Het beperkt de toegang tot vertrouwelijke documenten.
- Het controleert wie leest welk document.
- Als iemand wijzigingen aanbrengt, kunt u deze bijhouden. Indien nodig kunt u deze ongedaan maken.
- Beheren wanneer oudere documenten kunnen worden verwijderd.
- Het is gemakkelijk om documenten te openen en te bewerken met mobiele telefoons en andere mobiele apparaten.
Sommige documenten moeten echter op papier blijven, ook als u ze scant en digitaliseert. Regelgeving vereist vaak dat u exemplaren van zakelijke licenties en vergunningen op papier bewaart, niet alleen in cyberspace. Andere documenten die de moeite waard zijn om op papier te bewaren zijn onder meer jaarverslagen, "zakendoen als" certificaten, verzekeringsdocumenten en promessen. Afhankelijk van uw werkgebied kunnen er specifieke regels zijn voor de opslag van documenten waarmee u te maken krijgt.
Fysieke documenten lopen gevaar voor vernietiging door brand, aardbevingen, orkanen of gewoon een pijp die het kantoor breekt en overspoelt. Uw bedrijf moet stappen ondernemen om dat te voorkomen:
- Documenten opslaan in schone, veilige, milieuvriendelijke en brandwerende containers.
- Maak reservekopieën, hetzij digitaal, microfiche of fotokopieën.
- Vind een plek om off-site kopieën op te slaan, zodat ze bij een brand of een andere ramp niet hetzelfde lot zullen halen als de originelen.
- Uw back-upopslaglocatie moet een locatie zijn waartoe u toegang hebt na een ramp. Een voordeel van cloudopslag is dat u overal toegang hebt tot informatie waar internet nog steeds werkt.
Uw records indexeren
Om het meeste gebruik van een bestandssysteem te krijgen, moet het effectief worden geïndexeerd. Standaardcategorieën kunnen bijvoorbeeld belastingen, contracten, klantcorrespondentie, rechtszaken, crediteuren en debiteuren zijn. Uw papieren en digitale bestanden moeten hetzelfde indexeringsschema volgen. Dat maakt het eenvoudiger om medewerkers te trainen om te weten waar ze papierwerk kunnen vinden.
Document verwijderingsregels
Wanneer u uw bestandsbeheersysteem plant, moet u genoegen nemen met een goed documentbehoudschema of met richtlijnen voor het bewaren van bestanden. Zelfs met een digitaal archiveringssysteem is dit belangrijk: als uw bedrijf blijft groeien en groeien, kan uiteindelijk een zoekopdracht naar 'grondstoffencontract' en dergelijke tientallen verouderde documenten opleveren.
In uw bewaarschema voor documenten moet rekening worden gehouden met zowel wettelijke als zakelijke vereisten. Als u documenten hebt die betrekking hebben op uw belastingaangifte, zoals creditcardrekeningen die zakelijke aankopen tonen, zegt de IRS dat u ze minimaal drie jaar na het indienen van de aangifte moet houden. Dat is hoe lang de IRS normaal gesproken kan terugkijken en u kan auditen. Houd de belastingaangiften van de werknemers gedurende vier jaar bij en houd vast aan rendementen die zeven jaar lang een oninbare schuld zijn.
Verschillende regels zijn van toepassing op verschillende records. Het kan zijn dat u bestanden hebt die te maken hebben met naleving van de milieuwetgeving, documenten van Securities en Exchange Commission, federale en nationale regels voor werkveiligheid en discriminatiezaken. Elke regelaar heeft zijn eigen vereisten. U hebt ook een beleid nodig voor zakelijke records. U wilt bijvoorbeeld geen contract wissen voordat u de taak waarvoor u hebt getekend hebt voltooid. Records met betrekking tot lopende geschillen mogen niet worden vernietigd, ook al zou dit in het voordeel van uw bedrijf zijn.
Het is uw verantwoordelijkheid, of die van degene die uw programma uitvoert, om te weten welke records moeten worden bijgehouden en voor hoe lang. Degene die dossiers behandelt, moet het bedrijfsbeleid kennen en al zijn ondergeschikten trainen. Gewone werknemers moeten dit ook weten. Als een medewerker bijvoorbeeld een e-mail verzendt of ontvangt die moet worden gearchiveerd, hebben deze voldoende training nodig om de noodzaak te herkennen.
Voor fysieke documenten biedt shredding het ultieme niveau van veilige verwijdering. Voor digitale bestanden hebt u procedures nodig die deze niet meer herstellen. Houd een rapport bij welke records u heeft weggegooid en wanneer u ze hebt vernietigd.
Veiligheid en privacy
Massale hacks en datalekken zijn een vast gegeven in het leven van de 21e eeuw. Dat betekent niet dat ze triviaal zijn: een datalek kan schadelijk zijn voor je reputatie, je geld kosten of een golf van rechtszaken of boetes veroorzaken. Zelfs informatie die lekt binnen het bedrijf kan problemen veroorzaken. Verschillende federale wetten vereisen dat u bijvoorbeeld medische gegevens over werknemers vertrouwelijk houdt. Als andere werknemers toegang hebben tot vertrouwelijke gegevens, kunt u een wereld van juridische pijn krijgen.
Als onderdeel van het opzetten van uw bestandsbeheersysteem, moet u een beveiligings- en privacybeleid implementeren. De mogelijkheid voor medewerkers om documenten te zien moet op need-to-know-basis zijn. Toegang moet gebaseerd zijn op een autorisatiesysteem, in plaats van alleen werknemers te vertrouwen om niet naar geclassificeerde documenten te kijken.
Het is gebruikelijk om online documenten te delen wanneer meerdere werknemers aan hetzelfde project werken. Dat opent een ander venster van kwetsbaarheid voor het uitstappen van vertrouwelijke informatie. Bestandsversleuteling of het gebruik van een systeem voor het delen van bestanden zoals Dropbox kan lekken helpen voorkomen.
Dit is nog een reden om oude, onnodige bestanden te vernietigen of te verwijderen. Zelfs als ze uw bedrijf niet ten goede komen, hebben ze mogelijk vertrouwelijke informatie over voormalige werknemers of klanten die het niet op prijs stellen als ze uitstappen.
Welke regels u ook kiest, het is van essentieel belang dat alle medewerkers niet alleen worden getraind in het archiveren en ophalen van gegevens, maar ook in vertrouwelijkheidsregels en het bewaarschema voor records.
