Klanten willen getrakteerd worden op een beleefde ervaring wanneer ze spreken met een medewerker van de klantenservice. Of het nu een verkoper of een accountspecialist is, de klant baseert zijn toekomstige bedrijf op de service die hij ontvangt. Als een vertegenwoordiger niet hoffelijk is, is het waarschijnlijk dat de klant zijn toekomstige bedrijf ergens anders naartoe zal brengen.
Verlaagde escalaties
Klanten vragen om met toezichthouders te praten of zelfs diensten te annuleren vanwege factoren zoals gebrek aan bezorgdheid, gebrek aan kennis en gebrek aan relatie. Hoffelijk zijn tegenover een klant vermindert de kans op escalatie naar een supervisor of annulering omdat het de klant snel laat zien dat de vertegenwoordiger over de vaardigheden beschikt om een relatie op te bouwen. Meestal, zodra de klant is gekalmeerd, hoe hoffelijker de vertegenwoordiger, hoe meer de relatie tussen de klant en het bedrijf wordt hersteld.
Relatie over kennis
Hoffelijke vertegenwoordigers kunnen een band opbouwen met klanten en de klant laten voelen dat hun problemen zijn opgelost, zelfs als de vertegenwoordiger worstelt met kennis. Klanten willen als waardevol worden behandeld, zelfs als ze een bedrijf minimale winst opleveren. Vertegenwoordigers die dit werk begrijpen om relaties op te bouwen die hen in staat stellen tekortkomingen met betrekking tot hun eigen kennis te verhullen. Hierdoor richt de klant zich meer op de positieve relatie die zij hebben met het bedrijf en niet op minder belangrijke kwesties met de informatie die zij hebben gekregen.
Verhoogde loyaliteit
Klanten die elke keer dat ze klantenservice bellen een beleefd gesprek voeren, hebben een beter gevoel van merkentrouw voor het bedrijf. Vaak kan een onhoffelijke vertegenwoordiger een klant ertoe brengen te vertrekken, maar consistente ervaringen zullen een klant voor het leven verzamelen.
Betere sfeer
Call centers die beleefd gedrag aan vertegenwoordigers onderwijzen en die eigenschappen vertonen in hun eigen leiderschap hebben vertegenwoordigers die gemotiveerd zijn en vaker langetermijndoelen bereiken die moeilijker te bereiken zijn. Kwaliteitsscores en feedback van klanten zijn positief, wat het callcenter een positieve sfeer geeft.
Meetbare statistiek
Een onafhankelijk bedrijf zoals J.D. Power and Associates meet het gevoel van de klant over de beleefdheid van vertegenwoordigers bij het bepalen van de rangorde van klantenondersteuning in organisaties. Ook melden veel klanten een organisatie aan het Better Business Bureau als ze niet het gevoel hebben dat ze beleefd worden behandeld. Veel potentiële klanten kijken naar deze bedrijven om te bepalen met wie ze zaken moeten doen. Bedrijven met een lage ranking lopen het risico potentiële bedrijven te verliezen.
