Een cateringvoorstel geeft een samenvatting van het menu en de voorwaarden die u en uw klant hebben besproken. Het is een inleidende stap om een cateringcontract te creëren dat deze informatie stolt en formaliseert. Hoewel een cateringcontract juridisch bindend is, is een cateringvoorstel een verkennend document en kan dit worden gewijzigd via aanvullende onderhandelingen. Hoewel een cateringcontract geen definitieve versie van een menu en voorwaarden is, is het toch een serieus document dat de meest actuele en nuttige informatie mogelijk zou moeten hebben.
Praat met de klant
Plan een voorlopig gesprek met de klant om de nodige informatie te verzamelen om een cateringvoorstel te schrijven. Vraag naar het menu, het budget en andere vereisten, zoals of de maaltijd wordt verguld of als buffet wordt geserveerd. Maak een checklist voordat je dit gesprek voert, zodat je zeker weet dat je je basis moet dekken. Het doel van deze discussie is niet om genoegen te nemen met een definitief menu of arrangement, maar om zoveel mogelijk te leren over de behoeften van de potentiële klant, zodat u deze kunt behandelen in uw voorstel. U kunt dit gesprek ook via e-mail voeren. Dit is ook een goede gelegenheid om duidelijk te maken wat u niet kunt doen, dus als de klant iets wil dat buiten de reikwijdte van uw diensten valt, zoals een chocoladefontein of een ijssculptuur, kunt u allebei de tijd en moeite besparen om tijd door te brengen. op een voorstel dat duidelijk geen starter is.
Maak een Menu-voorstel
Maak op basis van uw gesprek een menuvoorstel. Als je klant is gestoord en niet bijzonder geïnteresseerd in de details, presenteer je slechts één of twee opties voor mogelijke menu's. Als de klant enthousiast is over het eten en vragen heeft over kruiden en ingrediënten, neem dan meer opties en informatie in. Als de klant zich zorgen maakt over het budget, voeg dan meerdere prijsopties toe die laten zien wat u kunt doen voor een absolute minimumprijs en wat u kunt doen voor een beetje extra geld. U kunt deze informatie presenteren als mogelijke menupakketten of als een eenvoudige maaltijd met mogelijke add-ons.
Als uw klant bijvoorbeeld een taco-bar wil, kunt u een basisoptie voor $ 10 per hoofd aanbieden met rijst, bonen, geraspte kool, salsa, kaas en één eiwit. De optie op middelhoog niveau kan $ 15 per hoofd kosten met een toegevoegd eiwit en geroosterde groenten. En de deluxe optie kan een derde eiwit, guacamole en meerdere opties voor kaas en salsa hebben voor $ 19 per persoon. Als alternatief kunt u een veganistische lasagne met een groene salade aanbieden voor $ 15 per hoofd of een lasagne met grasgevoerd rundvlees en een salade voor $ 20 per persoon.
Arbeidskost
Uw arbeidskosten moeten niet meer bedragen dan 33 procent van de prijs die u aan de klant geeft. Productiekosten opnemen voor het off-site bereiden van het voedsel. Geef expliciet aan in uw voorstel of de prijs van het voorgestelde menu ook de kosten van installatie, uitsplitsing en service omvat. Als deze kosten niet zijn inbegrepen, scheid ze dan afzonderlijk per uur of per taak, afhankelijk van welke methode het meest logisch is. Als u de kosten per uur opsomt, geeft u een schatting van hoe lang u verwacht dat ze zullen nemen. Probeer te anticiperen op variabelen die de totale tijd kunnen beïnvloeden. Als u bijvoorbeeld een veerboot moet pakken om naar de locatie te komen, vallen de tijden van de veerboot mogelijk niet samen met de maaltijden, zodat u extra lang moet wachten.
Gerechten en tafelkleden
Omvat de kosten van de schotelhuur als u schotels en tafelkleden moet huren. U kunt ervoor kiezen deze aan te bieden tegen kostprijs of u kunt een markup toevoegen. Hoe dan ook, wees transparant en zorg ervoor dat u extra arbeidsuren opneemt voor het afhandelen van de gerechten, op basis van het feit of u ze moet schrapen of wassen. Als u papieren borden, vorken en servetten bijvoegt, geef dan aan of deze bij de prijs zijn inbegrepen of dat er extra kosten aan verbonden zijn. Als u apparatuur zoals chafers, koelers en koffieurnen moet huren, neemt u deze prijzen ook mee in het voorstel, samen met de markup die zinvol is voor uw bedrijf.
Voorwaarden
Neem informatie op in uw cateringcontract over hoe de klant betaalt. U kunt vragen om een aanbetaling bij ondertekening van het contract, om de datum te vergrendelen en u te helpen betalen voor ingrediënten. Deze aanbetaling kan een vast bedrag of een percentage van een eerste schatting zijn. Geef ook aan wanneer u definitieve informatie nodig heeft over de headcount en wanneer u de laatste betaling wenst.
