Het starten van een project zonder een doordacht werkplan is als het starten van een roadtrip zonder kaart. Je kunt uiteindelijk krijgen waar je naartoe gaat, maar je zult waarschijnlijk energie en middelen doorbrengen met meanderen in plaats van een directe lijn naar je bestemming in kaart te brengen. Een duidelijk en gedetailleerd werkplan zal niet alle problemen oplossen die zich in de loop van een project kunnen voordoen, maar het zal een gelegenheid bieden om uw gedachten te ordenen, uw opties te evalueren en potentiële problemen te voorkomen.
Richtingsrichting
Een werkplan is een praktische, tijdelijke manifestatie van een algemeen strategisch plan. De reikwijdte van het werkplan is beperkter dan dat van het strategisch plan met grote lijnen, dat het algemene doel en de missie van uw organisatie bepaalt. Het werkplan biedt echter perspectief voor de dagelijkse taken, waardoor ze in verband worden gebracht met de concrete doelstellingen van uw organisatie tijdens het specifieke tijdsbestek van het plan. Deze duidelijkheid kan een algeheel gevoel van doelgerichtheid bieden en samenwerking naar gemeenschappelijke doelen aanmoedigen.
Benchmarks plaatsen
Het nut van uw werkplan gaat door gedurende de periode die het beslaat, en biedt mijlpalen om de voortgang te beoordelen. Een nuttig werkplan definieert een reeks kortetermijndoelen, die meetbare doelstellingen bieden voor het evalueren van succes. Meetbare doelstellingen kunnen een gericht aantal nieuwe klanten of duidelijk afgebakende fasen van productontwikkeling omvatten die binnen een bepaald tijdsbestek moeten worden voltooid. Deze doelen bieden voortdurende feedback: voor het grootste deel bereikt een succesvol project zijn kortetermijndoelen, terwijl een mislukte onderneming tekort schiet.
Hindernissen identificeren
Een relevant en goed onderbouwd werkplan vervult de belangrijke taak om potentiële problemen te benadrukken en proactief oplossingen aan te bieden. Het proces van het maken van het werkplan biedt een mogelijkheid om deze moeilijke vragen aan te pakken, en door voortdurende verwijzing naar het plan kunnen deze problemen op de voorgrond blijven en uw organisatie dwingen ze aan te pakken in plaats van te vervallen in zelfvoldaanheid. Als uw organisatie bijvoorbeeld verouderde technologie gebruikt, kan uw werkplan prioriteit geven aan het vervangen van deze systemen door anderen die verder in de toekomst bruikbaar zullen zijn.
Zorgen voor verantwoording
Een effectief werkplan verduidelijkt de specifieke taken en resultaten die elk teamlid moet bereiken, zodat het pad wordt geëffend voor verantwoording en succesvolle samenwerking. Door duidelijke afbakening van individuele verantwoordelijkheden en hun relatie tot het grotere project in uitvoering, kan een werkplan helpen om een geslaagde balans tussen persoonlijke en collectieve rollen te creëren, communicatie mogelijk te maken en gezamenlijk problemen op te lossen. Omgekeerd kunnen de verantwoordelijkheden die in een werkplan worden geschetst, een organisatie helpen bij het identificeren en aanpakken van zijn zwakke schakels, met name die personen die niet voldoen aan de benchmarks van het werkplan.
