Moet u een jaarverslag voor uw organisatie maken? Weet je niet zeker hoe te werk te gaan? Gelukkig kunt u het proces voor het maken van een jaarverslag doorbreken in kleine, gemakkelijk te volgen stappen. Het beste van alles is dat het beheren van het jaarverslag u in contact brengt met de belangrijkste besluitvormers van uw organisatie. Je kunt dienen in een belangrijke, opvallende rol die je carrière een boost geeft en je waarde voor de organisatie bewijst. Volg deze richtlijnen voor hulp bij het maken van een jaarverslag.
Begin met de cijfers. Bijna alle jaarverslagen gaan over financiële gegevens, zelfs in non-profitorganisaties. Maak kennis met de financiële adviseurs en / of accountants van uw organisatie om de financiële prestaties van het afgelopen jaar te bekijken en bepaal welke informatie u in het rapport van dit jaar wilt opnemen. De financiële status van uw organisatie helpt u bij het kiezen van uw thema en uiterlijk voor het jaarverslag.
Houd er rekening mee dat de exacte inhoud van het financiële rapport varieert op basis van de organisatiegrootte, het bedrijfsmodel en de non-profitorganisatie. Neem contact op met financiële en juridische adviseurs om te bevestigen welke van de volgende elementen moet worden toegevoegd: Resultatenrekening --- de basisverklaring van de financiële stabiliteit van de organisatie. Het beschrijft bronnen van geld, uitgaven en netto-inkomsten of -verliezen voor het jaar. Balans --- geeft een algemeen overzicht van de financiële status van de organisatie. Het geeft een overzicht van zowel de activa en passiva (verschuldigde bedragen) van de organisatie. In organisaties met winstoogmerk zal de balans een verklaring van het eigen vermogen bevatten. Dit zet in essentie het aantal op waarde van de aandeelhouders door de verplichtingen van de activa af te trekken. Kasstroomoverzicht --- rapporteert over hoe contant geld door de organisatie beweegt en hoeveel geld er beschikbaar is. Risico's --- een samenvatting van zakelijke risico's waarmee de organisatie in de toekomst wordt geconfronteerd of waar zij mee te maken kan krijgen. Opmerkingen --- bevatten toelichtingen bij de boekhoudpraktijken van de organisatie, verklaren eventuele uitzonderingen op de algemene boekhoudpraktijk en beschrijven hoe de financiële informatie werd verzameld. Publiek verhandelde bedrijven moeten een rapport van senior leidinggevenden bevatten waarin wordt bevestigd dat interne boekhoudcontroles voldoen aan de vereisten van de Sarbanes-Oxley-wet.
Maak een budget. Gebruik de kosten uit het rapport van het vorige jaar, indien beschikbaar, als een startpunt. Overweeg vervolgens uw huidige behoeften. Vraag, wilt u professionele fotografie? Hulp bij het schrijven? Wilt u het rapport afdrukken en verzenden en / of op een website plaatsen? Welke technische hulp heb je nodig? Hoeveel kosten afdrukken en verzendkosten?
Kies een toon en thema voor de inhoud en het ontwerp van het jaarverslag. Heeft de organisatie het goed gedaan? Plan vervolgens een vrolijke toon en een helder, kleurrijk ontwerp. Als de organisatie met uitdagingen wordt geconfronteerd of een storm heeft doorstaan, is een ingehouden toon en een zwart-witontwerp logischer.
Plan uw inhoud. Bekijk de activiteiten van het jaar. Lees recente nieuwsbrieven, persberichten en nieuwsverslaggeving. Wat waren de belangrijkste prestaties en mijlpalen? Wie waren de high-performers en verschilmakers? Gebruik uw antwoorden om een inhoudsplan voor het jaarverslag op te stellen.
Begin bovenaan. Begin het jaarverslag met een brief of een column van een organisatorisch leider (voorzitter van de raad van bestuur, president of uitvoerend directeur). De boodschap van de leidinggevende moet een overzicht geven van de activiteiten en prestaties van het jaar. Het moet ook de financiële prestaties samenvatten in termen die een algemene lezer kan begrijpen.
Geef eer. Neem erkenning op voor leiderschap en belangrijke stafleden in organisaties met winstoogmerk, of donors en vrijwilligers in non-profitorganisaties.
Beoordeel uw plan met leiderschap. Zorg ervoor dat je buy-in krijgt op budget, toon en uiterlijk. Zorg er in het bijzonder voor dat de presentatie van financiële informatie voldoet aan de goedkeuring door de uitvoerende macht. Houd er rekening mee dat leiderschap waarschijnlijk de definitieve inhoud en het ontwerp wil afmelden vóór publicatie en distributie.
Maak het rapport. Als uw organisatie geen schrijvers, fotografen en ontwerpers heeft, moet u het werk misschien zelf doen of vrijwilligers zoeken. Marketingcommunicatiebedrijven en professionele freelancers zijn ook bronnen van hulp. Als u van plan bent om het rapport af te drukken en te verzenden, vraag dan offertes aan bij verschillende drukkers en mailing houses. Deze kunnen mogelijk ook helpen bij het ontwerp van het jaarverslag.
