Een situatierapport is precies wat de naam aangeeft: een rapport over een situatie met geverifieerde, feitelijke informatie die een duidelijk beeld geeft van het "wie, wat, waar, wanneer, waarom en hoe" van een incident of situatie. Veel organisaties gebruiken situatierapporten om leidinggevenden de input en informatie te geven die ze nodig hebben om juiste en gepaste beslissingen te nemen. Noodbeheerorganisaties, overheidsinstanties, gewapende diensten, bedrijven, wetshandhavingsinstanties, humanitaire niet-gouvernementele organisaties en diplomaten vertrouwen allemaal op situatierapporten.
Observeer de situatie zo duidelijk mogelijk. Als de gebeurtenis een natuurramp was, bekijk dan het rampgebied en noteer de impact op het land, de infrastructuur en de bevolking. Een situatierapport moet alle relevante feiten verstrekken aan mensen die hun beslissingen op die feiten baseren. Observeer zorgvuldig. Overpeinzing en mening horen niet thuis in een situatierapport.
Praat met alle betrokken personen van wie u informatie nodig heeft. Elke organisatie die situatierapporten vereist of produceert, zal waarschijnlijk personeel vermelden dat moet worden gecontacteerd en debriefed. Neem goede notities tijdens elk gesprek, want u neemt deze gegevens op in het rapport.
Verzamel en verzamel gegevens. Het doel is om een zo compleet mogelijk beeld te geven van een evenement en de resultaten van dat evenement. Noteer details over elk aspect van de situatie: wat is er gebeurd, aan wie, details over tijd, datum en locatie, impact op de infrastructuur en hoe de lokale bevolking reageert. Veel organisaties hebben een standaardindeling voor een situatierapport waarin om bepaalde soorten informatie wordt gevraagd. Als een dergelijk formaat bestaat, gebruik het dan. Het maakt het verzamelen van gegevens sneller en nauwkeuriger.
Stel het rapport in logische volgorde op. Vermeld alle relevante informatie. Gebruik duidelijke en beknopte woordenschat om gebeurtenissen te beschrijven, vermijd bijvoeglijke naamwoorden en bijwoorden. Regelmatige voortgangsrapporten zullen waarschijnlijk volgen in het rapport met de beginsituatie, dus u hoeft alleen maar te beschrijven wat er momenteel gebeurt, niet wat er in de nabije toekomst zou kunnen gebeuren.
Voeg aan het begin van het rapport een toetshoogtepunten of een samenvatting toe, maar pas nadat alle gegevens zijn verzameld en in logische volgorde zijn geplaatst. Gebruik feiten en cijfers, vermijd veronderstelling. In het overzichts- of hoogteprofielgedeelte moet de belangrijkste informatie voor drukke oversten eerst worden gelezen.
Tips
-
Houd de lezers van het rapport in de gaten en wat ze moeten weten over de situatie.
