Elke legitieme manier om uw belastingen laag te houden is welkom en kan u helpen om aan het einde van het jaar winstgevender te zijn. Een van de nuttigste aftrekkingen is uw vergoeding voor zakelijk gebruik van uw persoonlijke voertuig - of bedrijfswagens - maar het loggen van al die reizen op de traditionele manier, op papier, is nogal vervelend. Kilometerstand-apps kunnen helpen door de tijd en moeite te besparen die het kost om uw reizen te loggen, zodat u productiever wordt.
Waarom bedrijven kilometers bijhouden
Er zijn evenveel redenen om kilometers te volgen als er bedrijven zijn, maar het meest fundamenteel is het bijhouden van uw aftrekbare kosten. Een goed bijgehouden kilometerslogboek kan veel tijd besparen, en dat is de minimale kosten van een app waard. Er zijn ook minder duidelijke voordelen. Als u bijvoorbeeld een pakket aanvoermiddelen onderhoudt, kunt u in de logboeken van de kilometerteller zien welke van uw bestuurders hun routes het meest efficiënt plannen. U kunt die kennis gebruiken om uw minder ervaren of minder analytische chauffeurs beter van uw voertuigen te laten profiteren.Als u een buitendienstmedewerker onderhoudt, geven hun logboeken u enig inzicht in hoe agressief en actief elke verkoper is. Met logboeken voor het bijhouden van kilometers kunt u zelfs de verhouding tussen het rijden tussen steden bijhouden voor uw bedrijfswagens, waardoor u meer controle hebt over het onderhoud en de vervanging ervan.
IRS-regels voor het volgen van kilometers
De IRS heeft veel regels over wat je wel en niet kunt aftrekken. Je woon-werkverkeer is bijvoorbeeld niet aftrekbaar, maar het aantal kilometers tussen het hoofdkantoor en de satellietkantoren is dat wel. Elke kilometerstand die u opdoet tijdens het bezoeken van conferenties, klantensites of verplichte trainingssessies, is ook aftrekbaar. Om uw kilometerkosten te claimen, moet u de datum en het doel van elke reis bijhouden, evenals de begin- en eindpunten, de begin- en eindkilometers en eventuele parkeerkosten, tol of andere kosten die u maakt. U hebt twee opties voor het claimen van de aftrek: gebruik ofwel het standaard aantal kilometers dat elk jaar door de IRS wordt ingesteld of volg uw werkelijke kosten. Het standaardtarief omvat vergoedingen voor onderhoud en afschrijving, dus u kunt deze niet afzonderlijk claimen. Als u niet zeker weet welke optie u moet gebruiken, houd dan uw werkelijke uitgaven bij voor een gekozen periode en vergelijk deze met het standaardtarief. Het bijhouden van echte uitgaven is veel meer werk, wat een goede reden is om een tracking-app te gebruiken, maar in sommige gevallen kan het een grotere aftrek opleveren.
De beste mijlen-tracker-apps
De meeste kilometertellertoepassingen volgen hetzelfde patroon en gebruiken de gps van uw telefoon om automatisch het begin- en eindpunt van uw reis te registreren. Nadat u eenmaal een bestemming hebt ingevoerd, onthouden de apps deze en registreren ze in de toekomst automatisch voor u. De verschillen tussen hen liggen in de fijne details en hoe goed de interface is ingedeeld.
Mijl IQ: Mile IQ is beroemd eenvoudig in gebruik. Het logt automatisch elke reis en u sorteert ze als zakelijk of persoonlijk door naar links of rechts te vegen. Van uw ritgegevens wordt automatisch een back-up gemaakt naar de cloud, zodat u uw log niet verliest als uw telefoon verloren of kapot is en u uw gegevens kunt bekijken en rapporten kunt genereren op elke computer of elk mobiel apparaat. Er is een gratis versie van de app die maximaal 40 reizen per maand mogelijk maakt, of u kunt de premiumversie naar behoefte met de maand of het jaar kopen.
Triplog: Als je een meer robuuste tool nodig hebt, is Triplog misschien wel de juiste oplossing. Of u nu uw eigen auto moet volgen, een verkoopteam in persoonlijke voertuigen of een vloot van het bedrijf of een combinatie van die dingen, met Triplog bent u verzekerd. De Enterprise-versie, voor wagenparkbeheer, zal gegevens rechtstreeks uitwisselen met boekhoudprogramma's zoals Quickbooks of Concur. Voor meer veeleisende gebruikers maakt Triplog's application programming interface of API het mogelijk om op maat aan te geven hoe u de programmagegevens gebruikt.
Hurdlr: Hurdlr heeft een optie voor vrijwel elke ondernemer, of je geld nu komt van een side-gigant met een ritje of een complete vloot. De gratis versie van de app is geschikt voor casual of side gig gebruik, de betaalde Premium-versie voegt verbeterde rapportage en de mogelijkheid om je eigen werktijden in te stellen, zodat het stopt met het bijhouden van je trips als je stopt met werken, en, zoals Triplog, is er een Enterprise-versie en een API voor fleet-operators en krachtige gebruikers. Het beste van alles is dat het automatisch uw staats- en federale belastingen in realtime berekent, zodat u altijd weet waar u aan toe bent.
Mile Catcher: Als je net begint en je budget krap is, is Mile Catcher misschien je nieuwe beste vriend. De gratis versie van de app biedt levenslange ongelimiteerde trip logging en onbeperkte rapportage, dus het is alles wat je nodig hebt terwijl je je nieuwe onderneming van de grond krijgt. Naarmate uw behoeften toenemen, kunt u upgraden naar de Premium-versie die een hele reeks extra functies biedt, waaronder toegang tot al uw gegevens via het webportaal van het bedrijf, automatische herclassificatiereizen, bulkclassificerende reizen tot 60 dagen later met terugwerkende kracht en delegeer het beheer van uw account aan een accountant of beheerder.
Quickbooks zelfstandigen: Als u al gebruikmaakt van de uitgave van het populaire boekhoudprogramma Quickbooks, wordt er een krachtig kilometerteken opgenomen als onderdeel van het pakket. Het bewaakt en registreert uw reizen zoals elke andere kilometerteller, maar omdat het deel uitmaakt van uw algehele boekhoudpakket, kan het andere uiterst nuttige dingen doen, zoals het toevoegen van de kosten van een specifieke reis aan de factuur die u voor die klant genereert. Het behandelt ook al uw andere aftrekbare kosten en houdt uw driemaandelijkse belastingbetalingen voor u bij. Als u kiest voor de bundel met TurboTax, kunt u uw kilometerinformatie probleemloos overbrengen naar uw Schedule C.
