Contant geld is meer dan alleen munten en valuta in de bedrijfswereld. Het omvat ook cheques, creditcardtransacties en postwissels. Door gebruik te maken van 'best practice'-technieken voor het afhandelen van contant geld, helpt u fouten te verminderen en verantwoording af te dwingen, zelfs als het bedrag dat u behandelt laag is. Door cash handling-besturingselementen te maken en te implementeren, kunt u een efficiënt proces maken voor het beheren van uitgaande betalingen en geld dat u ontvangt.
Cash Accountability
Houd de personen bij die toegang hebben tot het contante geld van een bedrijf en noteer de verantwoordelijkheden voor het afhandelen van contant geld van elke persoon. U moet altijd weten waar het geld van uw bedrijf zich bevindt en u kunt onregelmatigheden opsporen bij specifieke personen. U kunt dit bereiken door ervoor te zorgen dat elke betaling een kassabon ontvangt en registreert, elke klant een kwitantie geeft en alle overdrachten documenteert. Een supervisor moet altijd ongeldige of terugbetaalde transacties goedkeuren en contante stortingen verifiëren.
Duty Separation
Wanneer een of twee de verantwoordelijkheid hebben om met contant geld om te gaan, is er een grotere kans op fraude. Door de afhandeling van contante betalingen tussen verschillende personen te scheiden, kan één persoon geen controle hebben over het contante betalingsproces. Laat verschillende personen contante betalingen registreren in boekhoudregisters, geld ontvangen, geld storten, contante betalingen in boekhoudregisters vergelijken, rekeningen betalen en saldi uitdelen. Wanneer u de taken voor de afhandeling van contant geld scheidt, is elk individu verantwoording verschuldigd aan de anderen in het proces van contante afhandeling.
Cash-verzoening
Als u geldafstemmingsmethoden hebt, kunt u bevestigen dat medewerkers de contante transacties correct hebben geregistreerd en een systeem van checks and balances hebben. U moet uw bankafschriften minimaal op maandelijkse basis controleren op uw kassabonnen en deposito's. Behalve het opnemen van contante betalingen zodra u ze ontvangt, telt en balanceert u uw kassabonnen elke dag en vergelijkt u alle kassabonnen met stortingsbewijzen. Voer naast een geplande maandelijkse contante afstemming elke maand een verrassingscontrole uit van de boekhouding.
Veiligheid
Wanneer een bedrijf omgaat met contant geld, is het belangrijk om het geld en de werknemers veilig te houden. Om uw financiële vermogen te beschermen, voert u altijd achtergrondcontroles uit van potentiële werknemers voordat u vacatures uitbreidt. Bewaar contant geld altijd op een veilige plaats en geef een gedetailleerd overzicht van uw geldafhandelingsbeleid in het werknemershandboek. Beperk het aantal mensen dat toegang heeft tot contant geld tot zo min mogelijk en geef alleen wachtwoorden en combinaties aan goedgekeurd personeel. Elk jaar of wanneer een medewerker die met contant geld omgaat het bedrijf verlaat, moet u alle combinaties en wachtwoorden wijzigen. Wanneer een medewerker contant geld telt, moet ze dit doen op een locatie die het publiek of klanten niet kunnen zien. Gebruik het buddy-systeem wanneer u geld van de ene plaats naar de andere neemt, een aanbetaling doet of als uw bedrijf een grote campus heeft. Verminder altijd het bedrag aan contanten bij uw bedrijf 's nachts zodat u geen grote verliezen lijdt in geval van brand of diefstal.
