Als u naar een ander bedrijf verhuist en in een klantgerichte functie werkt, voelt u waarschijnlijk wat conflicten terwijl u verdergaat. Aan de ene kant wil je graag afscheid nemen en het volgende hoofdstuk in je carrière beginnen. Aan de andere kant zul je bedroefd zijn om je gewaardeerde klanten achter je te laten en verlangend om een goede relatie met hen te onderhouden voor het geval je paden in de toekomst overgaan. Een goed geschreven brief zal deze problemen aanpakken en uw klanten verzekeren dat ze goed worden verzorgd als u weg bent.
Praat met de baas
Het bedrijf heeft misschien een duidelijk actieplan om klanten te vertellen dat je weggaat, dus ga niet op je tenen staan. Het is mogelijk dat je baas het nieuws onder wraps wil houden totdat hij of zij een manier heeft bedacht om de impact te minimaliseren. In sommige bedrijven zal een senior manager klanten laten weten dat je weggaat - je kunt zelfs worden uitgesloten van communicatie met klanten als het bedrijf gelooft dat er een risico bestaat dat de klanten je zullen volgen naar je nieuwe baan. Vraag uw baas voordat u contact opneemt. Dit toont respect en bewaart de goodwill die je bij je werkgever hebt opgebouwd.
Introduceer uw vervanging
Vanuit het perspectief van uw klanten is het belangrijkste een vlotte overgang. Uw klanten willen de garantie dat de service waaraan ze gewend zijn niet nadelig worden beïnvloed en dat het account in goede handen is na uw vertrek. Stel klanten gerust door de naam en contactgegevens van uw vervanger op te geven en een duidelijke datum voor uw vertrek. Vergeet niet om een overgangstijd in te bouwen; laat de overdracht niet op het laatste moment. Uw klanten zullen het op prijs stellen als u beschikbaar bent tijdens de transitie om vragen te beantwoorden en details te sluiten voordat u zich terugtrekt uit het account.
Minder is meer
Gebruik de brief om uw klanten te bedanken en geef aan hoeveel u graag met hen hebt gewerkt. Als u in dezelfde branche verblijft, zegt u dat u uitkijkt naar het opnieuw kruisen van uw paden. Dit laat de deur open voor klanten om je op te zoeken in je volgende rol. Vertel de klanten dat u zich verplaatst, maar wees voorzichtig met het geven van te veel details - minder is meer met een vertrekbrief. Bovendien, als u naar een concurrent verhuist, kan uw huidige werkgever u verbieden de naam van uw nieuwe bedrijf te geven. Blijf bij de feiten. U kunt altijd een telefoontje beantwoorden om vragen te beantwoorden voor uw belangrijkste klanten.
Voorbeeld van een vertrekbrief
Deze brief spreekt op een beleefde en respectvolle toon:
Geachte cliënt:
Ik schrijf om u te laten weten dat ik mijn functie bij ACME Office Interiors heb neergelegd. Ik ben beschikbaar tot en met vrijdag 10 oktober, maar na die datum neemt Jack Jefford je account over. Jack is een ervaren accountmanager en ik ben ervan overtuigd dat u de allerbeste service en ondersteuning zult ontvangen. U kunt Jack bereiken op [email protected] of telefonisch op 123-456-7890.
Het was me een genoegen om de afgelopen zes jaar met je samen te werken en ik bedank je voor een geweldige zakelijke relatie tijdens mijn tijd hier bij ACME. Ik hoop oprecht dat onze paden elkaar kruisen en wens je het beste in je toekomstige inspanningen.
Vriendelijke groeten,
