Bedrijven beheren hun financiën met behulp van een van de twee boekhoudsystemen: accrual accounting of cash accounting. Het belangrijkste verschil ligt in het boeken van uw inkomsten en uitgaven, dat wil zeggen wanneer uw bedrijf op de balans en belastingen rapporteert dat het geld heeft ontvangen of geld heeft uitgegeven. Elk systeem heeft zijn sterke en zwakke punten.
Cash Accounting
Kasboekhouding, of kasbasis, is de eenvoudigste boekhoudmethode. Het is vergelijkbaar met de manier waarop een normaal huishouden zijn chequeboek beheert. Bij contante boekhouding boekt u alleen inkomsten wanneer u daadwerkelijk geld ontvangt, ongeacht wanneer u de goederen en services hebt geleverd die de inkomsten hebben gegenereerd. Op dezelfde manier boekt u uw uitgaven wanneer u daadwerkelijk betaalt voor goederen en diensten, ongeacht wanneer u bestelde of ontving, waarvoor u ook betaalt.
Accrual Accounting
Op transactiebasis of op transactiebasis boekt u opbrengsten zodra u de deal maakt die het inkomen oplevert, ongeacht wanneer u verwacht dat dat geld binnenkomt. En u boekt uw uitgaven zodra u de betalingsverplichting op zich neemt voor iets, ongeacht wanneer je het daadwerkelijk ontvangt.
In actie
Stel dat u een restaurant bezit en dat u 100 pond tomaten nodig heeft. U belt uw leverancier van producten op en plaatst een bestelling van 100 pond voor $ 1 per pond. Als u de boekhoudmethode op transactiebasis gebruikt, boekt u die $ 100 kosten zodra u de verplichting op zich neemt - de dag waarop u de tomaten bestelt, of de dag waarop ze worden geleverd, afhankelijk van uw afspraak met de leverancier. Als u op kasbasis werkt, boekt u niet de kosten totdat de rekening komt en betaalt u de $ 100.
Wat betreft inkomen, zeg iemand belt en wil de banketzaal van je restaurant reserveren voor de volgende vrijdag, die $ 500 kost. Op transactiebasis boekt u de $ 500 onmiddellijk als opbrengst. Op kasbasis moet u wachten tot de klant het geld voor de reservering daadwerkelijk verrekent.
Voors en tegens
Accrual accounting geeft een beter beeld van het tempo van uw bedrijf - welke juridische en zakelijke advieswebsite Nolo de 'eb en vloed van bedrijfsinkomsten en -schulden' noemt. Als u vaste zaken doet, of uw bedrijf groeit of krimpt, wordt dat weergegeven in het tempo van uw geboekte inkomsten en uitgaven. Accrual accounting kan echter cashflowproblemen verbergen, omdat uw balans inkomsten weergeeft die nog niet zijn binnengekomen. Met cash accounting weet u altijd hoeveel geld u op een bepaald moment hebt. Maar het kan u een vertekend beeld geven van de toestand van uw bedrijf, omdat een 'succesvolle' maand niet noodzakelijkerwijs een is waarin u veel inkomsten genereert, maar eerder een waarin u wordt betaald voor reeds verricht werk. Cash accounting kan ook onbetaalde schulden maskeren.
