Het omrekenen van accrual naar cash-accounting kan het lijken alsof je minder geld hebt verdiend dan je eigenlijk hebt, althans op korte termijn. Het boekhoudsysteem op transactiebasis telt elke transactie op wanneer deze wordt verricht, ongeacht wanneer u wordt betaald voor uw werk of wanneer u betaalt voor materialen of services. Het cashsysteem telt elke transactie als geld van eigenaar wisselt, dus verkopen of aankopen die later worden gefactureerd en betaald, tellen mogelijk niet mee in de huidige boekhoudcyclus. Deze vertraging in rapportagevereisten kan kortetermijnbelastingen opleveren, waardoor de tijd wordt verjaart waarop een belasting verschuldigd is. Daarom doen de meeste mensen die de conversie uitvoeren, dit rond de belastingtijd.
Berekeningen voor het converteren van Accrual naar Cash Accounting
Het verschil tussen transactie en contanten is gelijk aan de bedragen die u hebt geregistreerd, maar nog niet hebt verzameld of betaald. Om te converteren naar het cashsysteem, identificeert u deze transacties en trekt u deze af van uw totalen. Trek alle overlopende uitgaven af van uw winst- en verliesrekening. Deze omvatten opgebouwde belastingverplichtingen en aankopen waarvoor u nog niet bent gefactureerd. U bent deze bedragen nog niet verschuldigd, dus ze horen niet thuis in uw kasadministratiesysteem. Trek ook uw totale debiteurenbedragen af van de inkomsten op uw resultatenrekening. U bent nog niet betaald voor dit werk, dus telt het niet mee als inkomen als u het geldsysteem gebruikt. Te betalen rekeningen moeten ook worden afgetrokken, omdat u deze bedragen zult opnemen wanneer u ze betaalt, in plaats van wanneer u ze heeft opgebouwd.
Wisselen tussen boekhoudperioden
Als u tijdens de vorige boekhoudperiode een bedrag als een verkoop hebt geregistreerd, moet u volgens een boekhoudsysteem op kasbasis de timing van die notatie verplaatsen naar de periode waarin de factuur werd betaald in plaats van de periode waarin het werk werd gedaan. Als klanten vooruit hebben betaald voor goederen of services, zijn deze betalingen als verplichtingen geregistreerd in een periodetoerekeningsysteem, maar tellen ze als verkopen als u op kasbasis werkt. Vooruitbetalingen aan leveranciers worden geregistreerd als vooruitbetaalde kosten volgens het periodetoerekeningsysteem, maar ze worden eenvoudig genoteerd als aankopen of uitgaven in de periode dat het geld van eigenaar wisselde als u het geldsysteem gebruikt.
Belastingsoverwegingen
De Internal Revenue Service staat niet toe dat elk bedrijf op kasbasis rapporteert, dus zorg ervoor dat uw bedrijf daadwerkelijk mag wijzigen voordat u uw boekhoudsysteem bijwerkt. Alleen kleinere bedrijven zonder gerapporteerde voorraad aan het einde van een boekjaar kunnen op kasbasis rapporteren. Uw jaaromzet moet minder zijn dan $ 5 miljoen om de contant geldmethode te gebruiken. Als u kasbasisadministratie kiest en u heeft een inventaris om te rapporteren, heeft u ook de mogelijkheid om dit te rapporteren met behulp van het baten-lastenstelsel.
