Of u nu een eenpersoonsteam of een volwaardig bedrijf bent, met kantoorprocedures en richtlijnen is een geweldige manier om een aantal basisregels voor uw bedrijf vast te stellen. Dit helpt u niet alleen bij de dagelijkse taken, maar het kan uw nieuwe medewerkers ook helpen wanneer ze aan de slag gaan en uw vaste werknemers wanneer zij administratieve zaken moeten controleren.
Richtsnoeren opstellen en toegankelijk maken
Het maken van een handleiding voor het kantoor in de 21e eeuw is een geweldige plek om te beginnen. Het office-handboek moet processen en procedures bevatten voor belangrijke aspecten van uw bedrijf en moet eventuele opmerkelijke punten vermelden van de federale, staats- en lokale arbeidswetgeving. Informatie opnemen over verlofbeleid, niet-discriminerende beleidsmaatregelen en compensatie voor werknemers.
Dit is ook waar u uw bedrijfsmissie, visie en kernwaarden kunt opnemen. Deze helpen iedereen in het bedrijf op koers te blijven en naar hetzelfde doel toe te werken. Het kan richtlijnen bevatten voor gedrag van medewerkers, kledingvoorschriften, roken, kantooruren, betalen, promoties en voordelen. Maak uw handboek toegankelijk voor elke medewerker door deze zowel online als in gedrukte vorm aan te bieden. Geef alle werknemers een kopie en vraag hen een bevestigingsbrief te ondertekenen waarin ze zeggen dat ze de richtlijnen hebben gelezen en begrijpen.
Kennis opdoen van technologie in het kantoor van de 21e eeuw
In een kantoor in de 21e eeuw is het belangrijk om technologie te integreren in uw richtlijnen. Ongeacht de branche waarin u werkt, speelt technologie een belangrijke rol bij kantoorprocedures. Veel dingen worden gedaan op computers en smartphones. Bepaal of uw bedrijf het gebruik van kantoortechnologie toestaat om persoonlijke redenen en wat uw beveiligingsmaatregelen zijn. Zijn werknemers toegestaan hun telefoons te gebruiken terwijl ze werken? Door dergelijke regels vast te stellen, kun je eventuele meningsverschillen oplossen voordat ze gebeuren.
Richtlijnen voor elke rol of afdeling maken
Afhankelijk van uw bedrijf, kunt u ervoor kiezen procedures vast te stellen voor elke afdeling of elke rol in het bedrijf. Als u bijvoorbeeld een productieafdeling heeft, zullen hun procedures ongetwijfeld verschillen van uw verkoopafdeling en uw marketingafdeling. Door dagelijkse procedures voor elk onderdeel van uw bedrijf op te schrijven, helpt u sneller aan boord van nieuwe werknemers en kunt u doorgewinterde medewerkers begeleiden wanneer ze vergeten hoe ze een bepaalde taak moeten uitvoeren. Als u een referentiepunt heeft, kunt u ook alles in uw bedrijf bijhouden. Sommige kantoren met meerdere personeelsleden kunnen ervoor kiezen een organigram op te nemen, zodat iedereen weet wat hun rol is binnen het grotere geheel van het bedrijf.
De communicatielijnen open houden
Uw richtlijnen kunnen worden bijgewerkt wanneer een nieuw belangrijk element moet worden opgenomen. Ze hoeven niet in steen te worden gezet. Zorg ervoor dat u regelmatig met uw personeel communiceert wanneer u iets toevoegt aan de kantoorprocedures of uw kantoorhandleiding. Bovendien moeten al uw kantoorpraktijken gemakkelijk toegankelijk zijn. Zorg ervoor dat uw personeel weet waar ze terecht kunnen voor hulp als ze vragen hebben over vakantietijd, gebruik van mobiele telefoons, compensatie voor werknemers of andere moderne kantoorpraktijken.
