Sommige bedrijven kunnen succesvol alleen cash-based werken, maar dat model is behoorlijk moeilijk te houden als je eenmaal voorbij bent aan het mom-and-pop-stadium. Het is vooral moeilijk als u verkoopt aan andere bedrijven die vaak niet verwachten vooruit te betalen voor hun aankopen. In plaats daarvan maakt u een factuur voor uw product, die uw klant later zal betalen. Gedurende de periode tussen de factuur die wordt uitgegeven en de klant die de factuur betaalt, wordt deze beschreven als een openstaande factuur voor boekhouddoeleinden.
Definitie leverancierfactuur
Een factuur is in wezen een overeenkomst tussen de verkoper en de klant.De verkoper gaat ermee akkoord om het product of de dienst op voorhand te leveren en de klant gaat ermee akkoord te betalen voor het product of de dienst volgens de voorwaarden van de factuur. Die voorwaarden omvatten een bepaalde datum waarop de betaling verschuldigd is, en de meeste facturen bevatten een boete voor achterstallige betalingen. Sommige leveranciers bieden zowel een wortel als de stok aan, wat een soortgelijke korting op vooruitbetaling biedt. Hoe dan ook, de leverancier breidt in essentie zijn krediet aan de klant uit en verwacht dat hij - althans het grootste deel van de tijd - tijdig wordt betaald.
Crediteurenadministratie, debiteurenadministratie
Zowel de klant als de leverancier moeten een openstaande factuur op hun balans boeken. Voor de leverancier is het een actueel actief. Het is geld waarop redelijkerwijs kan worden gerekend om aanstaande verplichtingen te betalen, zoals leasebetalingen of facturen voor grondstoffen. Voor de klant is het een actuele verplichting. Het wordt weergegeven op uw balans tegenover uw huidige activa, waaronder uw contante reserves en huidige cashflow, evenals uw eigen debiteuren. In beide gevallen blijft het op die locatie totdat de factuur is gesloten.
Gesloten factuurdefinitie
Een factuur blijft open tot de klant de betaling volledig heeft ontvangen en de verkoper ontvangt deze. Aan het einde van de klant wordt de betaling geboekt als een tegoed op de crediteurrekening, idealiter onder vermelding van het factuurnummer en misschien met identificatie van de leverancier. Dit biedt een controletraject in het geval er een probleem zou zijn met de factuur of de betaling ervan. Aan het einde van de leverancier wordt de betaling geregistreerd als een creditnota in het debiteurenbestand, geïdentificeerd door het factuurnummer en, idealiter, het chequenummer van de klant. In beide gevallen, waarbij de volledige betaling overeenkomt met het juiste bedrag van de factuur - door het aftrekken van een passende korting of het toevoegen van een toepasselijke rentekosten - kan de factuur nu worden gesloten.
Gedeeltelijke betalingen compliceren dingen
Het is relatief eenvoudig om een openstaande factuur bij te houden en deze te wijzigen in een gesloten factuur als deze met één volledige betaling wordt gewist. Het is een beetje ingewikkelder als u gedurende een bepaalde periode gedeeltelijke betalingen op dezelfde factuur verricht of ontvangt. Het basisproces voor het boeken naar het crediteurengrootboek als u de klant bent, of het debiteurengrootboek als u de leverancier bent, blijft hetzelfde. De moeilijkheid ligt in het controleren of het cumulatieve totaal aan betalingen correct is, nadat u eventuele rentebeperkingen hebt berekend en dat ze aan de juiste factuur zijn toegewezen. Sommige services van derden en softwareproducten, zoals de toepasselijke naam OpenInvoice.com, automatiseren en stroomlijnen dit proces.
De mogelijkheid om facturen te disconteren
Het is niet ongebruikelijk voor bedrijven met veel open facturen om voorbijgaande cashflowproblemen te ervaren terwijl ze wachten op het betalen van die facturen. In dergelijke situaties schakelen sommige bedrijven de optie in die bekend staat als het factureren van facturen. Een derde schenkt geld aan de verkoper tegen een openstaande factuur in ruil voor een percentage zodra de factuur is verzameld. De verantwoordelijkheid voor het innen van betalingen berust bij de verkoper. Dit kan een nuttig hulpmiddel zijn in een tijd van nood, maar het werkt in uw marges, dus u zult uw kortetermijnbehoeften zorgvuldig afwegen tegen uw winstgevendheid op de lange termijn.
