Goed projectmanagement betekent dat u documenteert wat u gaat doen en wat er is gedaan.Zowel het projectcharter als de projectomvang worden vroeg in de initiatieffase van een project gemaakt en ze helpen elk het project in de juiste richting te sturen. Hoewel beide documenten cruciaal zijn om een project van de grond te krijgen, hebben ze enorm verschillende doelen, doelgroepen en inhoud.
machtiging
Het charter heeft één hoofddoel: een projectmanager autoriseren gedefinieerde bronnen te gebruiken om een project te voltooien. Ten tweede moet het charter een projectsponsor toewijzen. Deze twee mensen zullen het project beheren en ondersteunen in meerdere teams en in verschillende fasen. Het handvest zou een beknopt document moeten zijn dat begint met een korte introductie van het project met doelstellingen, doel en einddatum van het doel; een tabel opnemen met de projectmanager, sponsor en andere uitvoerende belanghebbenden; en sluiten met handtekeningen met de genoemde deelnemers. Het handvest zou zelden langer moeten zijn dan twee pagina's.
Goedkeuring
Aangezien het handvest is ondertekend door ten minste één hoger personeelslid, de sponsor, biedt het de projectgedocumenteerde geldigheid. Het charter wordt vaak afgeleverd aan leidinggevenden of andere hooggeplaatste teamleden en dient als kennisgeving dat het project is goedgekeurd. Omdat veel projecten over verschillende afdelingen worden geleid, dient deze goedkeuring ook andere teams op de hoogte te stellen dat hun medewerking nodig is. Vaak wordt het charter samen met een businesscase gepresenteerd en deze twee documenten leggen de reden voor het project vast.
Goals
De projectomvang definieert de parameters van het project. In eerste instantie wordt een voorbereidend document opgesteld (samen met het charter en andere startdocumenten) om de doelen in kaart te brengen. Dit document wordt meestal gepresenteerd aan de teamleiders die leden zullen bijdragen aan het projectteam, maar het bevat niet hoe taken zullen worden voltooid. In een bouwproject zou bijvoorbeeld de voorlopige scope de te bouwen structuur beschrijven, inclusief het aantal kamers, de vierkante meters en het aantal ingangen.
Verantwoording
Het scopedocument zal belanghebbenden helpen bepalen of een project voltooid is. Aangezien het scopedocument definieert wat het project oplevert, is het gedurende het hele project nuttig om te bepalen of het project op schema ligt om met succes af te ronden. Als uw project een softwarepakket moet implementeren met drie toepassingen en u hebt er twee voltooid, dan heeft u het beloofde bereik niet bereikt. Scope-documenten veranderen om deze reden vaak tijdens een project. In tegenstelling tot een charter, worden scopedocumenten beschouwd als 'levende' documenten en kunnen nieuwe doelen worden ontdekt wanneer nieuwe informatie wordt ontdekt.
